受注入力の業務手順書テンプレート（業種共通）
FAX・メール・Webで届いた注文書を受け付け、見積と照合し、与信を確かめてから販売管理システムに入力し、注文請書や納期回答を返します。手順書にしておくと、入力ミス、二重受注、与信超えの出荷を防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 注文を正しく早く入力し、出荷・請求につなげることを目的にします。
- 範囲
- 注文書の受付から、内容の確認、与信の確認、受注入力、注文請書の送付、出荷手配への引き継ぎまで。
- 始まるきっかけ
- 顧客から注文書（FAX・メール・EDI・Web）が届いたとき
- 頻度・量の目安
- 毎日（1日10〜100件）
- 使う書類・システム
- 注文書、見積書の控え、得意先マスタ（与信限度額・締め日・納入先）、商品マスタ・在庫情報、販売管理システム
担当と役割
営業事務
受付、照合、入力、注文請書の送付
営業担当
条件の違いの確認、顧客への連絡
営業責任者
与信超えの承認
手順（10ステップ）
1. 届いた注文書に受付番号を振り、受注管理表に記録する
FAXの注文書は受信したらすぐに確認する。
- 確かめること
- 受付番号を注文書に書いたか
- できあがるもの
- 受注管理表の1行
2. 注文書の品名・数量・単価・納期・納入先を見積書と照合する
見積番号の記載があれば、その版と照合する。
- 確かめること
- 単価が見積と一致するか
- できあがるもの
- 照合結果
- 照合営業担当・目安 10分
3. 見積と違う点（単価・数量・納期）があれば顧客に確認する
電話で確認した場合も内容をメールで送って記録を残す。
- 確かめること
- 確認結果を記録したか
- できあがるもの
- 確認記録
4. 得意先の売掛金残高と今回の注文額の合計が与信限度額を超えないか確認する
超える場合は営業責任者の承認を取る。
- 確かめること
- 限度額以内か、承認があるか
- できあがるもの
- 与信確認の記録
5. 在庫と納期を確認する
在庫が足りない場合は入荷予定を確認し、営業担当と納期を決める。
- 確かめること
- 納期回答ができるか
- できあがるもの
- 在庫の確認
6. 販売管理システムに受注を入力する
得意先・納入先・品目はマスタから選び、手入力しない。
- 確かめること
- 入力後の受注明細が注文書と一致するか
- できあがるもの
- 受注データ
7. 同じ注文書がFAXとメールで二重に届いていないか確認する
注文番号・日付・金額で受注データを検索する。
- 確かめること
- 重複がないか
- できあがるもの
- 重複チェック済み
8. 注文請書または納期回答を顧客に送る
注文請書には受注番号・納期・金額を書く。
- 確かめること
- 送付日を記録したか
- できあがるもの
- 注文請書
- 引継営業事務・目安 3分
9. 出荷・手配の担当者に受注を引き継ぐ
特記事項（時間指定・梱包の指定など）を必ず伝える。
- 確かめること
- 特記事項を伝えたか
- できあがるもの
- 出荷指示
- 保存営業事務・目安 2分
10. 注文書を受注番号で検索できる形で保存する
メール・Webで受けた注文書は電子のまま保存する。
- 確かめること
- 保存したか
- できあがるもの
- 保存済みの注文書
締めのチェックリスト
- 受付番号を振り受注管理表に記録した
- 注文書と見積を照合した
- 違いを顧客に確認し記録した
- 与信限度額を確認した
- 在庫と納期を確認した
- マスタから選んで入力した
- 二重の注文がない
- 注文請書・納期回答を送った
- 特記事項を出荷担当に伝えた
- 注文書を保存した
よくあるミスと防ぎ方
FAXの数字を読み違える
手書きの注文書は「1」と「7」などを読み違えやすいです。入力後に注文書と画面を見比べます。
同じ注文を二重に入力する
FAXの後にメールで同じ注文が届くことがあります。注文番号で検索してから入力します。
与信を確認せずに出荷する
回収できないリスクが高まります。受注入力の時点で与信を確かめる手順にします。
測っておきたい指標
- 受注から入力完了までの時間
- 入力ミスの件数
- 与信超えの件数
関係する法令・規格
取適法（中小受託取引適正化法・2026年1月施行、旧下請法）
委託先への支払は受領日から60日以内。手形払い・振込手数料の差し引きは禁止
メール・Web・EDIで受けた注文書は電子のまま保存
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（管理部門（業種共通）・50業務）
- 「受注入力」を含む50業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
10手順のうち7つは、自動化の候補です
ジンベイ GenApp
台帳・申請・承認の仕組み化
- 手順2：注文書の品名・数量・単価・納期・納入先を見積書と照合する
- 手順4：得意先の売掛金残高と今回の注文額の合計が与信限度額を超えないか確認する
- 手順7：同じ注文書がFAXとメールで二重に届いていないか確認する
よくある質問
- 注文請書は必ず必要ですか？
- 法律上の義務ではありませんが、注文内容の行き違いを防げます。取適法の対象取引で自社が受託側の場合、発注内容を書面で受け取ることも大切です。
- 口頭の注文を受けてもよいですか？
- 受けた場合は、内容をメールなどで送って確認を取ります。後から内容の行き違いを防ぐためです。
- FAXの注文書の入力を減らせますか？
- 注文書の読み取りと販売管理システムへの入力は、読み取りの仕組みと画面操作の自動化で減らせます。照合や判断は人が確認します。