郵便物・FAXの仕分けの業務手順書テンプレート（業種共通）

手順（10ステップ）

1. 受取総務担当・目安 10分

   1. 郵便物・宅配便を受け取り、書留・簡易書留・特定記録は受付簿に記録する

   書留は受け取り時に受領印を押し、記録番号を写す。

   確かめること

   書留の記録番号を写したか

   できあがるもの

   郵便物受付簿

2. 分類総務担当・目安 15分

   2. 宛名で部署・個人ごとに分け、「親展」は開封せずに本人へ渡す

   宛名が会社名だけのものは、差出人と内容で担当部署を判断する。

   確かめること

   親展を開封していないか

   できあがるもの

   仕分け済みの郵便物

3. 重要総務担当・目安 10分自動化の候補：読み取り

   3. 請求書・役所（税務署・年金事務所・市区町村）からの通知・裁判所の書類は、別の一覧に記録してすぐ担当者に渡す

   期限のある書類は受取日を書き添える。

   確かめること

   重要書類を一覧に記録したか

   できあがるもの

   重要書類の一覧

4. 請求書総務担当・目安 5分自動化の候補：読み取り

   4. 請求書は経理担当に回し、請求書受領台帳に登録してもらう

   開封日を受付日にする。

   確かめること

   経理に渡した時刻を記録したか

   できあがるもの

   回付記録

5. FAX総務担当・目安 10分自動化の候補：読み取り

   5. 受信したFAXを確認し、宛先の部署に渡す

   注文書のFAXは受注担当にすぐ渡す。判読できない場合は送信元に再送を依頼する。

   確かめること

   全件を誰かに渡したか

   できあがるもの

   FAXの受け渡し

6. FAX総務担当・目安 5分自動化の候補：転記・画面操作

   6. 複合機で受信したFAXを紙に出さずデータで保存する場合は、電子取引として保存する

   請求書・注文書などは、取引日・取引先・金額で検索できる形で保存する。

   確かめること

   電子の保存ルールに従ったか

   できあがるもの

   保存済みのデータ

7. 受渡総務担当・目安 15分

   7. 部署別のトレーに入れ、書留・重要書類は手渡しで受領のサインをもらう

   担当者が不在の場合は上長に渡す。

   確かめること

   手渡し分にサインがあるか

   できあがるもの

   受領記録

8. 不在総務担当・目安 5分

   8. 長期不在者宛ての郵便物は、上長の指示に従って扱う

   退職者宛ては差出人に住所変更を依頼する。

   確かめること

   扱いの指示を記録したか

   できあがるもの

   対応記録

9. 保管総務担当・目安 5分

   9. 受付簿・一覧は月ごとにとじて保管する

   受け取りの証明として一定期間（例: 1年）保管する。

   確かめること

   保管場所を決めたか

   できあがるもの

   保管記録

10. 見直し総務担当・目安 30分自動化の候補：台帳・承認

    10. 月1回、届いた請求書・注文書の件数と紙・FAX・電子の割合を集計し、電子化を取引先に依頼するか検討する

    紙が減ると仕分けと保存の手間が減る。

    確かめること

    集計したか

    できあがるもの

    月次の集計