書類の受領・返却簿テンプレート（士業事務所の預かり書類）
士業事務所が顧問先や依頼者から預かった書類を、1行1件で記録する受領・返却簿のExcelテンプレートです。受領日・書類・原本か写しか・保管場所・返却予定日を入れると、返却までの残り日数と状態（期限切れ・7日以内・返却済）、預かっている日数が自動で出ます。返却の方法と、相手が受け取ったことの確認の欄つきです。
別の呼び方: 預かり書類 管理簿／書類預かり台帳／原本預かり 管理表／書類受領簿／預り品 管理台帳
- 書類の受領・返却簿とは？
- 士業事務所が顧問先や依頼者から預かった書類を、受け取ってから返すまで1行1件で残す事務所の記録です。何を・いつ・どこに保管し、いつ返したかを追えるようにします。
- 何を書きますか？
- 受領日・書類・原本か写しか・受領方法・保管場所・返却予定日・返却日・返却方法と、相手が受け取ったことの確認を書きます。残り日数と預かっている日数は自動で出ます。
- 形式
- Excel・PDF
- 用紙
- A4横
- 更新日
- 2026.10.27
- 版
- v1.0
記入例
Excel の「記入例」シートと同じ内容です。グレーの列は自動で計算され、すぐ確かめる行は赤、期限の近い行は黄色で表示されます。
書類の受領・返却簿
受領日と返却予定日を入れると、残り日数・状態・預かり日数が自動で出ます。期限切れは赤、7日以内は黄色、返却日を入れると完了（緑）。
基準日2026/11/04
事務所△△税理士事務所
管理者山田
受領件数9
返却期限切れ1
7日以内2
受け取り未確認1
| 受領番号 | 受領日 | 顧問先・依頼者 | 書類 | 原本・写し | 受領方法 | 受け取った人 | 保管場所 | 返却予定日 | 返却日 | 残り日数 | 状態 | 預かり日数 | 返却方法 | 受け取りの確認 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| R-2610-01 | 2026/10/05 | 株式会社△△工業 | 預金通帳（△△銀行 普通・当座 計3冊） | 原本 | 訪問時 | 山田 | 書庫A-2 | 2026/10/20 | 2026/10/19 | 完了 | 14 | 訪問時 | 署名あり | 9月期決算。スキャン済み | |
| R-2610-02 | 2026/10/08 | 株式会社△△工業 | 棚卸表・固定資産の購入契約書 | 写し | 郵送・宅配 | 佐藤 | 顧問先ファイル | 27 | 返却不要 | 写しのため返却不要 | |||||
| R-2610-03 | 2026/10/08 | 田中（△△商店） | 不動産の売買契約書・重要事項説明書（2026年3月の売却分） | 原本 | 来所 | 鈴木 | 書庫B-1 | 2026/11/10 | 6 | 期限間近 | 27 | 譲渡所得の確認用。取得時の契約書を追加で依頼中 | |||
| R-2610-04 | 2026/10/14 | 医療法人社団△△会 | リース契約書（医療機器 2件） | 原本 | 郵送・宅配 | 鈴木 | 書庫A-3 | 2026/10/31 | -4 | 期限切れ | 21 | 11/2 に電話。来週返す予定と伝えた | |||
| R-2610-05 | 2026/10/16 | △△運輸株式会社 | 賃金台帳・出勤簿（2026年4〜6月） | 電子データ（媒体） | 訪問時 | 佐藤 | 鍵付きキャビネット1 | 2026/10/23 | 2026/10/22 | 完了 | 6 | 郵送（簡易書留） | 未確認 | USBメモリ。追跡番号 1234-5678-9012 | |
| R-2610-06 | 2026/10/20 | 株式会社△△建設 | 前の事務所からの引継ぎ資料（申告書の控え 3期分） | 原本 | 郵送・宅配 | 山田 | 書庫A-1 | 2027/03/31 | 147 | 有効 | 15 | 今期の申告まで預かる約束 | |||
| R-2610-07 | 2026/10/27 | 株式会社△△ソフト | 役員変更の株主総会議事録・就任承諾書 | 原本 | 来所 | 佐藤 | 書庫B-2 | 2026/11/09 | 5 | 期限間近 | 8 | 提携の司法書士に回したあと返却 | |||
| R-2610-08 | 2026/10/29 | 株式会社△△工業 | 生命保険の保険証券（法人契約 2件） | 原本 | 訪問時 | 山田 | 書庫A-2 | 2026/11/06 | 2026/11/02 | 完了 | 4 | 手渡し | 受領書あり | ||
| R-2611-01 | 2026/11/02 | 合同会社△△企画 | 領収書・請求書（2026年8月期 1年分 封筒2つ） | 原本 | 来所 | 鈴木 | 作業棚 | 2026/11/30 | 26 | 有効 | 2 | 入力が済んだら返却 |
このテンプレートでできること
- 受領日・書類・原本か写しか・数量・保管場所を1行で記録
- 返却予定日までの残り日数と状態を表示。期限切れは赤、7日以内は黄色、返却済は緑
- 預かっている日数を自動で表示（返却したら返却日までの日数）
- 返却の方法と、受領書・署名などで相手が受け取ったことを確かめる欄つき
- まだ返していない件数・期限切れ・受け取りの確認がない件数を上に集計
- フィルタ・見出しの固定・A4横の印刷設定済み
こんな方におすすめ
- 通帳・契約書・登記済証などの原本を預かることが多い士業事務所の方
- どの書類を誰が預かって、どこにしまったかを事務所の中で共有したい方
- 契約の終了や事件の終了のときに、預かった書類を漏れなく返したい方
シートの構成
- 使い方
- 入力する列・自動で計算する列の見分け方と手順
- 記入例
- 預かり書類9件分。返却期限切れ・期限間近・返却済・写しの例を含む
- 書類の受領・返却簿
- 空欄の受領・返却簿（100行）。1行1件で入れていく
項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 受領番号・受領日 | 事務所で付ける番号と、書類を受け取った日。預り証を出すときは同じ番号を書く | R-2610-03・2026/10/08 |
| 顧問先・依頼者、書類 | 誰から何を預かったか。通帳は銀行名と冊数、契約書は相手と日付まで書く | 株式会社△△工業・預金通帳（△△銀行 普通 3冊） |
| 原本・写し | 原本・写し・電子データ（USBメモリなどの媒体）から選ぶ。返す要のない写しは返却予定日を空けておく | 原本 |
| 受領方法・受け取った人・保管場所 | 来所・訪問時・郵送・宅配などと、事務所で受け取った人、しまった場所 | 訪問時・山田・書庫A-2 |
| 返却予定日 | 顧問先と約束した返す日。決まっていなければ、使い終わる見込みの日を入れる | 2026/11/10 |
| 返却日・返却方法・受け取りの確認 | 返した日と方法。相手が受け取ったことを、受領書・署名・追跡番号などで確かめて選ぶ | 2026/10/22・郵送（簡易書留）・受領書あり |
| 残り日数・状態・預かり日数 | 自動。期限切れは赤、7日以内は黄色、返却済は緑 | 6・期限間近・27 |
作るときの注意
01
原本は早めに写しを取って返す
内容を確かめるために預かった原本は、写しやスキャンを取ったら早めに返します。預かり日数の列で、長く預かっているものがすぐわかります。
02
郵送で返すときは記録の残る方法で
通帳・権利証などの大事な原本は、簡易書留など追跡できる方法で返し、追跡番号を備考に書きます。手渡しのときは受領書に署名をもらいます。
03
契約や事件が終わったら全部を確かめる
顧問契約の解約や事件の終了のときは、顧問先・依頼者の列でフィルタし、返却日が空いている行がないかを確かめます。
04
保管場所は棚の番号まで書く
担当者がいないときでも探せるよう、書庫・キャビネット・棚の番号まで書きます。鍵のかかる場所にしまい、持ち出したら備考に書きます。
項目の根拠にした規格
- 民法 第644条 受任者は善良な管理者の注意をもって委任事務を処理する
- 民法 第646条 受任者は委任事務の処理で受け取った金銭その他の物を委任者に引き渡す
- 弁護士職務基本規程 第39条・第45条 預かった書類その他の物品は善良な管理者の注意をもって保管し、委任の終了のときは遅滞なく返還する（日本弁護士連合会会規）
- 税理士法 第38条 税理士業務に関して知り得た秘密を守る義務
- 個人情報の保護に関する法律 第23条 個人データの漏えい・滅失・毀損を防ぐ安全管理措置
手作業を減らすなら
GenApp
預かり書類の管理をシステムにする
預かった書類・保管場所・返却予定日を顧問先ごとにまとめ、返却が近いものを担当者に知らせます。30分のデモで、書類の受領・返却簿をシステムにしてお見せします。
デモを予約するよくある質問
預り証（受領書）も作れますか？
このテンプレートは事務所の中の記録です。顧問先に渡す預り証は別に作り、受領番号をそろえておくと突き合わせが楽になります。
写しやデータで受け取ったものも書きますか？
書いておくと、何を受け取ったかの記録になります。返す要がなければ返却予定日を空けておくと、残り日数と状態は出ません。
返却予定日が近い書類を担当者に知らせたいのですが？
Excel では自動で通知できません。返却予定日の前に担当者へ知らせたり、預り証をその場で作ったりするなら、GenApp のような業務システムに移すとできます。
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
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