請求の前の実績の照合を、ずれのある利用者を確かめるだけに。
手書きのケア記録を介護ソフトに転記し、月末に提供票の予定と介護ソフトの実績を突き合わせて、ずれと記録の抜けを一覧にします。
いまの手順と、ジンベイ GenRPAの手順
いまの手順
職員が紙の記録表を介護ソフトに打ち直し、月初に請求の担当が提供票と介護ソフトの実績を利用者ごとに見比べて、回数や時間のずれを探している。
- AI01
読む
手書きのケア記録やFAXの提供票を、事業所のPCの中で読み取る
- 自動02
転記する
読み取った食事量・排泄・バイタルなどを、介護ソフトの記録画面に入力する
- 自動03
照らす
月末に、提供票の予定と介護ソフトの実績を利用者ごとに突き合わせる
- 自動04
一覧にする
回数・時間・サービスの種類のずれと、記録の抜けを利用者ごとの一覧にする
- 人05
確かめる
ずれのある利用者と、読み取りに自信のない記録だけを原本と見比べて直す
- 人06
伝送する
国保連への請求の伝送は、請求の担当が内容を確かめてから介護ソフトで行う
人が見る所：予定と実績のずれがある利用者と、読み取りに自信のない記録だけ（国保連への伝送は請求の担当が行う）
読み取りは、OS標準の文字認識と同梱のローカルLLMで事業所のPCの中で行え、照合と転記はAIを使わずに動きます。利用者の情報を扱うため、画像のまま読む方式などクラウドのAIを使う機能は使わない設定にできます。国保連への伝送そのものは自動にしません。
画面で見る
確かめる画面と、実行の履歴の見本です。黄色の項目だけを人が見て、登録します。
サービス提供票_10月分_○○居宅介護支援事業所.pdf（山本 和子 様）
サービス提供票（10月分） 利用者：山本 和子 様 要介護2
通所介護 月・水・金 9:30〜16:15 予定 13回
入浴介助加算 予定 13回
送迎 往復 予定 13回
担当ケアマネジャー：○○居宅介護支援事業所 斎藤
介護ソフトの実績との照合（山本 和子 様 10月）
- 通所介護
- 予定 13回／実績 13回 → 一致
- 提供時間
- 予定と実績の時間区分 → 一致
- 入浴介助加算
- 予定 13回／実績 12回（10/18 入浴なし）
- 送迎
- 予定 13回／実績 13回 → 一致
- 記録
- 10/18 バイタルの欄が空欄
| 時刻 | 対象 | 結果 |
|---|---|---|
| 11/01 08:52 | 山本 和子 様 10月分の照合 | 確認待ち |
| 11/01 08:51 | 佐々木 正 様 10月分の照合 | 完了 |
| 11/01 08:50 | 高田 ミツ 様 10月分の照合（提供票の差し替えあり） | 確認待ち |
| 10/31 18:20 | 2階フロア ケア記録 10/31 日勤分の転記 | 完了 |
| 10/31 09:10 | 2階フロア ケア記録 10/30 夜勤分の転記 | 完了 |
※ 画面は説明のための見本です。社名・数値は架空です。
月52時間の作業が、7時間に
利用者80人分の記録と提供票の場合のモデル試算です（1か月の作業時間）。
| 内訳 | いま | 導入後 |
|---|---|---|
| ケア記録の転記 | 28時間 | 4時間 |
| 提供票と実績の照合 | 18時間 | 2時間 |
| 記録の抜けの確認 | 6時間 | 1時間 |
| 合計 | 52時間 | 7時間 |
月45時間 × 12か月 ＝ 年540時間
約162万円/ 年
利用者1人あたり月39分（記録の転記21分・提供票との照合13.5分・記録の抜けの確認4.5分）。導入後はずれのある利用者と、自信のない記録の確認だけ。時給3,000円で換算。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。時給3,000円は、厚生労働省「令和7年賃金構造基本統計調査」の中企業の所定内給与と「毎月勤労統計調査」の所定内労働時間から求めた約2,200円に、賞与と法定福利費を含めた当社算出です。実際の効果は業務により異なります。
自社の件数で計算する
導入後の時間は、このページのモデル試算と同じ割合で出しています。
1か月の作業時間
52時間→7時間
1年で減らせる金額
約162万円
1台で始めると初年度80万円（税抜）。約5.9か月で回収できる目安です。
この業務で導入診断する（無料・3分）時給3,000円で換算した試算例です（導入企業の実績ではありません）。
動かす環境と費用の目安
動かす場所
WindowsのPC1台にインストールします。サーバーは要りません。
費用
ライセンス1台 年60万円、初期費用20万円（1社1回・税抜）。動かすたびのAIの費用はかかりません。
増やすとき
同じPCで別の業務も動かせます。業務を足しても、台数は増えません。
介護の請求前チェックの自動化レシピ
システムごとの具体的な手順です。
医療・介護｜介護ソフト・PDF・Excel
介護請求の前に実績と計画を照合する
月10時間 → 2時間（モデル試算）
医療・介護｜PDF・介護ソフト
手書きのケア記録を介護ソフトに転記する
月60時間 → 12時間（モデル試算）
医療・介護｜PDF・介護ソフト
新しい利用者の情報を介護ソフトに登録する
月10時間 → 2.7時間（モデル試算）
全社共通｜PDF・共有フォルダ
まとめてスキャンしたPDFを書類ごとに分割する
月10時間 → 1時間（モデル試算）
全社共通｜PDF・共有フォルダ
スキャンしたPDFのファイル名を中身から一括で付け直す
月6.7時間 → 0.7時間（モデル試算）
全社共通｜Excel・基幹システム(自社開発・パッケージ)
2つのExcelを突き合わせて差異を出す
月6時間 → 1時間（モデル試算）
この業務でよく使うシステム
ほかの業務の活用例
注文書の取り込み
営業・受注｜FAX・PDFの注文書 月400件
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管理部門・全社｜Excelの一覧 月1,000行
詳しく見る書類の仕分け
経理・総務｜スキャンした書類 月2,000通
詳しく見る売上の日次レポート
営業管理・経営企画｜営業日 月20日
詳しく見る請求書の会計システムへの登録
経理｜受け取る請求書のPDF 月300枚
詳しく見るシステム間の二重入力
物流・業務｜受注 月600件
詳しく見る取引先ポータルからのデータ取得
購買・経理｜取引先のWebポータル 10サイト・営業日 月20日
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営業事務・購買｜注文 月500件（受注から発注・納期回答まで）
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購買・資材｜発注 月300件
詳しく見る見積書作成の自動化
営業・営業事務｜見積依頼 月150件
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経理｜入金 月800件
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営業事務・経理・管理部門｜取引先別・部署別の帳票 月200枚
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人事・労務｜社員 200名の月次の締め
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営業企画・購買｜公開ページの確認 月600ページ
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不動産仲介・賃貸の営業事務｜物件×ポータルの登録・更新 月600件
詳しく見る介護の請求前チェックの自動化でよくある質問
国保連への請求の伝送も自動にできますか？
このページの手順では行いません。伝送は請求の担当が内容を確かめてから介護ソフトで行い、自動にするのはその前のチェックと記録の転記です。
介護ソフトに予定と実績の差を出す機能があります。
提供票をデータで受け取り、介護ソフトで差を出せるなら、それで足ります。FAXや紙で届く提供票や、手書きの記録が残るフロア・夜勤のある事業所で使います。
崩れた字の記録でも読めますか？
多くは読めます。読めない欄は空けたまま人の確認に回し、推測では埋めません。
月の途中で提供票が変わった利用者は？
入院や区分の変更で差し替えられた提供票も、同じフォルダに置けば取り込みます。差し替えの前後で予定が変わった利用者には、一覧に印を付けます。
導入実績が無くても大丈夫ですか？
ジンベイ GenRPA は2026年10月に提供を始めた製品で、公開できる導入実績はまだありません。2週間の無料体験で、いまお使いの画面と書類で動くかを先に確かめてください。
無料体験でこの業務を試せますか？
試せます。お申し込みのあと、インストーラーと始め方をお送りします。進め方に迷うときは、デモで一緒に手順を確かめます。
最終更新：
検討に使える資料
ジンベイ GenRPA・情報収集
AIエージェント型RPA 業務例集｜基幹システムへの転記・FAX受注の入力ほか7業務のモデル試算
注文書の取り込み、Excelからの転記、請求書の会計システムへの登録、システム間の二重入力など、ジンベイ GenRPAで自動にできる7つの業務を「いまの手順・ジンベイ GenRPAの手順・人が見る所・モデル試算」の同じ書式でまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・稟議・社内説明
RPA上申用 費用対効果試算シート（Excel）｜削減額・回収期間・稟議の説明文を自動計算
業務ごとの件数と1件あたりの時間を入れると、年間の削減額、ジンベイ GenRPAの初年度・2年目からの費用、回収期間、部長決裁に収まるかの目安と、稟議書に貼れる説明文ができるExcelです。
PDF・Excel 5ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・比較検討
RPA乗り換えガイド（WinActor・UiPath対応）｜いまのシナリオを作り直さずに移す手順
WinActor 7.6系のサポート終了（2027年8月31日）などRPAの更新期に向けて、バージョンアップと乗り換えの比べ方、シナリオをジンベイ GenRPAのフローに変換する流れ、変換の実測値（UiPath公開プロジェクト34,851手順でそのまま変換94.8%）をまとめました。
PDF 14ページ
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