外注・協力会社管理

見積を受け取って発注を起案する

発注の登録フォームに見積書を添付すると、会社名・金額・給付の内容が入ります。会社名は「中部仮設」のような略称で来ます。

略称から協力会社を確定する

見積書の会社名から候補が出ます。選んだ結果は会社名対応に貯まり、次に同じ略称が来たときは選ばなくても埋まります。協力会社を確定すると、取適法の適用と許可の期限が発注の列に出ます。

取適法の判定を見て決裁を申請する

支払期日が給付受領日から 60 日を超えていないか(取適法 3 条)を判定します。1,000 万円以上、または期日超過のものは部長決裁が必須です。

部長が承認する

承認で状態が「発注済」に、差戻しは「起案中」に戻ります。

注文書が作られる。交付日を入れる

承認をきっかけにワークフローが注文書 PDF を作り、発注に添付します。取適法 4 条の明示事項を載せた様式です。空欄のままだと未交付として一覧に残ります。

許可の期限と評価で次の発注方針を決める

許可・保険の期限が近い会社は定期実行で知らせます。期ごとの評価(品質・工程・安全・価格)は協力会社に平均点として集計されます。

口頭で始まった発注もその場で記録する

「発注の登録」フォームから登録すれば、電話で決まった発注もレコードになります。記録の起点が 1 か所になります。

調査で必ず聞かれる 2 点を常に見えるようにする

「書面が未交付の発注」「支払期日が60日を超える発注」で、指摘に直結する 2 点が一覧で残ります。

注文書を出して交付日を残す

承認された発注から注文書が作られます。交付日を入れると、受領から何日で交付したかが記録に残ります。

聞かれたその場で発注を引く

横断検索で協力会社・発注・評価を引きます。会社名でも発注番号でも当たるので、調査の場で待たせません。

例：「名古屋電設の発注」

取適法の指摘になりそうな発注を AI に聞く

注文書を交付していない発注や、支払期日が受領から 60 日を超える発注を AI チャットに聞くと、発注番号と経緯つきで挙がります。書面調査の前に、答えられない発注を潰せます。

例：「注文書を交付していない発注と、支払期日が受領から60日を超える発注は？」

確定した発注を基幹へ送る

承認済みの発注を基幹システムへ送ります。支払データと同じ発注番号でつながるので、支払期日の実績も照らせます。