調達・購買
外注・協力会社管理
協力会社への発注を、下請法を守れている形で回します。書面の交付日と、給付受領日から支払期日までの日数を持つので、3 条書面の未交付と 60 日ルールの超過が一覧で分かります。許可・保険の期限と、期ごとの評価も同じ台帳で追えます。
- 対象部門
- 調達・購買・法務・審査
こんな課題に
協力会社への発注と支払を管理している工務・生産管理
見積の受領から注文書の交付まで
注文書を出さずに口頭で発注が始まり、下請法の書面交付や支払期日(60 日以内)を満たしているか誰も見ていません。協力会社の評価も担当者の記憶にしか残っていません。
公正取引委員会の書面調査に回答する立場の管理部門
下請法の調査に耐える記録を残す
書面調査で聞かれるのは「注文書をいつ交付したか」「支払期日は受領から 60 日以内か」「減額していないか」の 3 点です。どれも発注ごとに人へ聞いて回らないと出てきません。1 件でも答えられないと調査が広がります。
業務の流れ
納品時点で、この流れがそのまま動きます。AIの出力はすべて提案で、人が確定するまでデータは変わりません。手順も分岐も、貴社のやり方に合わせて組み替えます。
01見積の受領から注文書の交付まで
- 1AI読み取り
見積を受け取って発注を起案する
発注の登録フォームに見積書を添付すると、会社名・金額・給付の内容が入ります。会社名は「中部仮設」のような略称で来ます。
- 2AI照合
略称から協力会社を確定する
見積書の会社名から候補が出ます。選んだ結果は会社名対応に貯まり、次に同じ略称が来たときは選ばなくても埋まります。協力会社を確定すると、下請法の適用と許可の期限が発注の列に出ます。
- 3承認フロー
下請法の判定を見て決裁を申請する
支払期日が給付受領日から 60 日を超えていないか(2 条の 2)を判定します。1,000 万円以上、または期日超過のものは部長決裁が必須です。
- 4承認フロー
部長が承認する
承認で状態が「発注済」に、差戻しは「起案中」に戻ります。
- 5自動化
注文書が作られる。交付日を入れる
承認をきっかけにワークフローが注文書 PDF を作り、発注に添付します。3 条書面の記載事項を満たす様式です。空欄のままだと未交付として一覧に残ります。
- 6レポート
許可の期限と評価で次の発注方針を決める
許可・保険の期限が近い会社は定期実行で知らせます。期ごとの評価(品質・工程・安全・価格)は協力会社に平均点として集計されます。
02下請法の調査に耐える記録を残す
- 1入力フォーム
口頭で始まった発注もその場で記録する
「発注の登録」フォームから登録すれば、電話で決まった発注もレコードになります。記録の起点が 1 か所になります。
- 2一覧・ボード
調査で必ず聞かれる 2 点を常に見えるようにする
「書面が未交付の発注」「支払期日が60日を超える発注」で、指摘に直結する 2 点が一覧で残ります。
- 3帳票PDF
注文書を出して交付日を残す
承認された発注から注文書が作られます。交付日を入れると、受領から何日で交付したかが記録に残ります。
- 4検索
聞かれたその場で発注を引く
横断検索で協力会社・発注・評価を引きます。会社名でも発注番号でも当たるので、調査の場で待たせません。
- 5外部連携
確定した発注を基幹へ送る
承認済みの発注を基幹システムへ送ります。支払データと同じ発注番号でつながるので、支払期日の実績も照らせます。
機能一覧
納品時点で含まれるものです。項目の追加や分岐の変更は、稼働後もその場で反映します。
- 管理するデータ4
- 協力会社（16項目）会社名対応（8項目）発注（21項目）評価（11項目）
- 一覧・ボード6
- 書面が未交付の発注支払期日が60日を超える発注支払前の発注許可・保険の期限が近い会社取引中の協力会社評価一覧
- ダッシュボード1
- 外注管理ダッシュボード
- レポート8
- 支払期日の判定協力会社別の発注金額状態別の発注件数月別の発注金額下請法の適用別の件数業種別の協力会社数協力会社別の評価点観点別の平均点
- 入力フォーム1
- 発注の登録（書類のAI読み取り）
- 承認フロー1
- 発注の承認
- 自動化5
- 承認された発注から注文書を作る承認された発注を基幹へ連携支払期日の超過を通知書面の未交付を督促許可・保険の期限を通知
- 帳票PDF1
- 注文書
- 外部連携1
- 基幹システム連携(外注発注)
どの製品にも標準で備わる統制
権限管理
部署・役割ごとの権限と、項目単位のアクセス制御
監査ログ
誰がいつ何を変えたかを、約50種類の操作について記録
SSO・IP制限
SAML SSO と IPアドレス制限を標準装備
ISO/IEC 27001
ISMS認証取得（登録番号 ISR029）。チェックシートにも対応
貴社の書式と手順で、この製品を組み上げてお見せします。
