請求書の受領・支払管理｜届いた請求書をAIが読み取り、支払先の照合から決裁・会計連携まで
月末に届く請求書は、開いて、読んで、台帳に打ち込むところから始まります。請求書に印字された発行元名は支払先マスタの名称と一致しないことが多く、どの取引先かを人が探しています。GenAppでは、請求書の読み取りから支払先の照合、金額に応じた決裁、会計システムへの連携までを1本のプロセスにまとめ、経理の仕事を「判断が要るものだけを見る」ことに変えます。
いまのやり方は、どこで詰まるか
請求書の発行元名と、支払先マスタの名称が一致しない
「株式会社」の位置、屋号、支店名、旧社名。請求書に印字された名前は台帳の名称と揃いません。結局、担当者が心当たりを頼りに支払先を探しています。この対応関係は誰の頭の中にもありますが、どこにも書かれていません。
月末に処理が集中し、入力と承認の回付が追いつかない
請求書は月末から月初にまとめて届きます。金額・支払期日・税区分の入力も、PDFを添付したメールでの承認依頼も、この数日に集中します。締めに間に合わせるために、確認を省いて処理する日が出てきます。
勘定科目の付け間違いが、締めのあとに見つかる
同じ支払先なのに前回と違う科目や税区分が付く。気づくのは月次を締めたあとで、そのたびに集計をやり直すことになります。適格請求書かどうかの確認も、担当者ごとのやり方に委ねられています。
請求書の処理は、
こう変わります
AIが読み取って支払先を照合し、人が金額と科目を確認して、決裁から会計連携まで一本につながります。AIの出力はすべて提案で、人が適用するまでデータは変わりません。
届いた請求書を、AIが読み取る
提出フォームにPDFを添付すると、先方の請求書番号・請求日・支払期日・金額・税区分・インボイス登録番号が項目として入ります。生成AIが書類の意味を理解して抽出するため、発行元ごとの読み取り設定は不要です。原本のPDFはレコードに添付されたまま残るので、原本を開いた状態で入力値を確認できます。
発行元名から、支払先を照合する
請求書に印字された表記を支払先マスタと突き合わせます。過去に人が確定した表記はそのまま自動で埋まり、台帳にない表記だけが候補付きで照合待ちに残ります。担当者が候補から選ぶと、その表記は次回から自動で効きます。担当者の記憶にあった対応関係が、台帳として貯まっていきます。
いつもと違うところだけ、確認する
同じ支払先の過去の請求書と比べて、勘定科目・税区分・費用負担部門がいつもと違うものをAIが指摘します。指摘は提案として並び、適用するまでデータは変わりません。取引内容が変わっただけであれば却下し、理由を備考に残せば次回から提案されなくなります。
金額と適格請求書の有無で、決裁が分かれる
税抜100万円以上、または適格請求書でないものは経理部長の決裁を必須にする、といった条件で承認ルートが自動的に分岐します。差し戻し、代理承認、滞留したときの催促も標準機能です。基準内の請求書は止まらず、そのまま先に進みます。
承認済みを、会計システムへ渡す
承認をきっかけにワークフローが動き、支払先・金額・支払期日・勘定科目が会計システムへ届きます。連携はWebhookと公開REST API、対応していないシステムにはCSVで受け渡せます。誰がいつ何を承認し、AIの指摘を適用したか却下したかは監査ログに残ります。
いますぐ、PoCで
確かめられます
要件定義も仕様書の往復もありません。貴社の実際の業務のとおりに組み上げ、実際に回して業務が改善するかを確かめてから導入を決められます。
商談の場で、貴社専用のデモに
実際に届いた請求書を1枚お持ちください。項目・決裁基準・会計システムへの渡し方のご要望を伺いながら、その場で貴社専用のシステムに組み上げてお見せします。
実際の請求書で、PoCを回す
発行元ごとの書式、屋号や旧社名での請求、例外的な決裁。実際に届く請求書で運用し、読み取りの精度も現場の使い勝手も、導入を決める前に確かめられます。合わないと判断されれば、そこで止められます。
そのまま本番へ
PoCで使った画面と承認ルートは、作り直さずそのまま本番になります。支払先マスタと支払先名の対応は、使うほど自動で埋まる範囲が広がっていきます。
減るのは、
打ち込みと探す時間
試算の前提 — 月400件の請求書、時間単価3,000円
請求書の受領・登録
届いた請求書を開き、支払先を探して台帳と会計システムに打ち込む
月33時間→月7時間
支払先と勘定科目の確認
発行元名から支払先を探し、科目と税区分を前回と見比べる
月14時間→月4時間
支払承認の回付
PDFを添付してメールで回し、返信を待って台帳を更新する
月10時間→月1時間
支払一覧の作成・突合
支払期日ごとに一覧を作り、振込データと突き合わせる
月8時間→月2時間
合わせて月51時間。
年にすると612時間、人件費にして約180万円ぶんの作業です。
よくあるご質問
発行元ごとに請求書の書式が違っても読み取れますか？
読み取れます。生成AIが書類の意味を理解して項目を抽出するため、発行元ごとのテンプレート設定や事前学習は不要です。はじめて届いた発行元の請求書も、その日から処理できます。読み取った内容は原本のPDFを開いたまま確認できます。
請求書に印字された会社名が、支払先マスタの名称と違います。
請求書上の表記と支払先の対応を台帳として持ちます。人が確定した表記は次回から自動で埋まり、台帳にない表記だけが候補付きで照合待ちに残ります。担当者の記憶に頼っていた対応関係が、そのまま資産として貯まっていきます。
インボイス制度や電子帳簿保存法には対応できますか？
適格請求書かどうか、インボイス登録番号、免税事業者の経過措置といった項目を持ち、これらを条件に決裁ルートを分けられます。添付した請求書のPDFは、いつ誰が登録し、誰が承認したかの記録とあわせて保存されます。法令要件の充足はお客様の運用と合わせてのご判断になりますので、要件を伺ったうえで設定をご相談します。
経費精算も一緒に扱えますか？
立替経費の精算は、いまのGenAppの守備範囲ではありません。得意なのは、取引先から届いた請求書を受領して支払うまでの流れです。経費精算のSaaSをお使いであれば、そのまま併用していただくのが現実的です。
いま使っている会計システムは、そのままでいいですか？
そのままで構いません。GenAppは会計システムを入れ替えるものではなく、その手前の「請求書を受け取って、確認して、決裁するまで」を引き受ける位置づけです。承認済みのデータはWebhookと公開REST APIで連携し、対応していないシステムにはCSVで受け渡せます。
AIが読み取った内容が間違っていたらどうなりますか？
読み取りも指摘も、すべて提案として画面に並びます。担当者が確認して適用するまでデータは確定せず、会計システムにも流れません。適用したか却下したかは監査ログに残ります。導入時は実際の請求書で読み取り結果を検証してから運用を開始します。
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