発注・検収管理

部門からの発注依頼を受け付ける

発注依頼フォームで発注先・金額・納期・検収基準を受け取ります。

発注先と区分を確かめる

発注先マスタの支払サイトと取引区分を引き当て、外注加工・役務は取適法対象として印を付けます。対象の発注は起案時に通知が飛びます。

金額に応じた段階で承認申請する

税抜 100 万円以上は購買部長、3,000 万円以上は役員決裁が追加で付きます。金額が下がれば経路も短くなります。

購買部長・役員が決裁する

承認でステータスが「発注済」に、差戻しは「起案」に戻ります。

発注書を出し、検収を自動で起票する

承認をきっかけにワークフローが検収レコードを作り(発注参照と金額つき)、購買システムへも送ります。発注書は帳票から出力して発注先へ送り、納期を過ぎた未検収は毎朝の通知で督促されます。

請求が来る前に片付ける対象を出す

「未検収の発注」「取適法対象の発注」で、月末までに検収を入れるべき発注が分かります。請求書が来てから探し始めずに済みます。

納期を過ぎた未検収を AI に聞く

納期を過ぎてもまだ検収が終わっていない発注を AI チャットに聞くと、発注先・状態・分納の経過つきで挙がります。請求書が届く前に、検収を入れる相手が分かります。

例：「納期を過ぎているのに、まだ検収が終わっていない発注は？」

残っている検収を金額で見る

「未検収サマリー」「月別検収金額」「検収結果別件数」で、いくら分の検収が残っているかが出ます。請求とのズレが月末前に分かります。

発注書を出して条件を先方と合わせる

「発注書」を出して発注先へ渡します。交付日が残るので、いつ渡したかを後から示せます。

分納の何回目まで検収したかを引く

横断検索で発注と検収をまとめて引けます。分納の途中でも、どこまで受け入れたかを一度に確かめられます。

例：「筐体外注加工 第2ロットの検収」

確定した発注を購買システムへ送る

承認済みの発注を購買システムへ送ります。基幹側の伝票番号を書き戻せば、請求照合の起点になります。