日報・作業報告｜手書きの日報を撮るだけで、集計から勤怠・請求の連携までつながる
現場の日報は、いまも紙に手で書かれています。それを事務所でExcelに打ち直し、月末にまとめて集計する。書く人も打つ人も、同じ内容を二度扱っています。GenAppでは、手書きの日報を撮影するだけでデータになり、集計から承認、勤怠・請求への連携までがつながります。紙に書く運用は、そのままで構いません。
いまのやり方は、どこで詰まるか
現場は紙に書き、事務所がExcelに打ち直す
現場にパソコンはなく、日報は紙がいちばん早い。その結果、事務所には毎日紙の束が届き、転記が追いつかないまま月末を迎えます。
集計が月末になり、数字が見えるのは翌月
現場ごとの作業時間も、案件ごとの実績も、転記が終わるまで分かりません。工数が膨らんでいる現場に気づくのは、締めたあとです。
ヒヤリハットが、翌日以降にしか見えない
危なかった出来事は、日報の自由記述の中に書かれます。読まれるのは転記のときで、対策が打たれるのは翌月になりがちです。
日報の処理は、
こう変わります
撮影した日報をAIが読み取り、現場名を照合して集計し、承認された実働時間が勤怠・請求へ渡ります。AIの出力はすべて提案で、人が適用するまでデータは変わりません。
手書きの日報を、撮るだけ
現場で書いた日報をスマートフォンで撮影して送ると、作業日・現場名・作業者・作業内容・時間が項目として抽出されます。生成AIが書類の意味を理解して読み取るため、日報の様式ごとの設定は不要です。
現場名を、拠点マスタに紐づける
日報には「柏の解体」「第2倉庫」のような通称で書かれます。読み取った現場名を拠点マスタと突き合わせ、正式な現場に紐づけます。判断がつかないものだけが、確認待ちに並びます。
作業時間と実績が、すぐに出る
現場別・作業者別の作業時間と件数は、日報が届いた時点でダッシュボードに反映されます。月末を待たずに、工数が膨らんでいる現場が分かります。
上長が、内容を承認する
日報は承認ワークフローで上長に回ります。ヒヤリハットの記載がある日報は、承認を待たずにその日のうちに安全担当へ通知されます。
実働時間を、勤怠・請求へ渡す
承認された実働時間は、Webhookと公開REST API、またはCSVで勤怠システムや請求の処理へ渡せます。GenAppは勤怠システムの代わりではなく、その手前の「日報を読んで打ち込むまで」を引き受けます。
いますぐ、PoCで
確かめられます
要件定義も仕様書の往復もありません。貴社の実際の業務に合わせてつくり、実際に使って効果を確かめてから導入を判断できます。
商談の場で、貴社専用のデモに
実際の日報を1枚お持ちください。項目・画面・承認ルートのご要望を伺いながら、その場で貴社専用のシステムにしてお見せします。
実際の日報で、PoCを回す
くせ字、略語、現場の通称。実際に書かれている日報で運用し、読み取りの精度も現場の使い勝手も、導入を決める前に確かめられます。
そのまま本番へ
PoCで使った画面と承認ルートは、作り直さずそのまま本番になります。紙に書く運用を変えずに始められます。
よくあるご質問
手書きの日報でも、正しく読み取れますか？
読み取れます。GenAppの書類のAI自動読取は、文字の形だけでなく、その欄が何を書く項目なのかを踏まえて読み取ります。読み取り結果は画面で確認・修正でき、導入時は実際の日報で精度を検証してから運用を開始します。
いまの日報の様式を変える必要はありますか？
ありません。日報の様式ごとの読み取り設定は不要で、いまお使いの用紙のまま始められます。現場や協力会社ごとに様式が違っていても対応できます。
現場でスマートフォンから入力することもできますか？
できます。フォームから直接入力する運用にも対応しており、紙で書く現場と、スマートフォンで入力する現場を併用できます。どちらで届いた日報も、同じ一覧と集計に入ります。
勤怠システムの代わりになりますか？
なりません。勤怠管理や給与計算はGenAppの対象外です。GenAppが引き受けるのは、日報を読み取って集計し、承認された実働時間を勤怠システムや請求の処理へ渡すところまでです。
ヒヤリハットの報告だけを、先に拾うことはできますか？
できます。日報にヒヤリハットの記載があると、承認を待たずに安全担当へ通知されます。通知先や条件は、運用に合わせてその場で変更できます。
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