申込受付・不備確認｜紙の申込をWebに移し、不備の指摘から再提出・基幹連携までつながる
申込の受付事務は、届いた紙の申込書を読み、不備がないかを確かめて、基幹システムに打ち直す仕事です。記入漏れや書類の不足は入力するまで分からず、不備の連絡と再提出はメールと電話で追いかけることになります。GenAppでは、受付をWebに移し、書類の読み取りと不備の指摘、再提出、基幹システムへの登録までを1本の流れにまとめます。
いまのやり方は、どこで詰まるか
紙の申込書を、事務局が打ち直している
申込書は郵送やスキャンで届き、事務局が1枚ずつ読んで入力します。記入漏れや書類の不足に気づくのは、入力している途中です。
不備の連絡と再提出が、メールと電話頼み
不備のある申込には、電話やメールで連絡して出し直してもらいます。届いた書類がどの申込の再提出なのかを、そのたびに突き合わせています。
誤った紐付けが、いちばん重い事故になる
名前や番号を目で見て書類を紐付けるため、別の人の申込に書類が付くおそれがあります。件数が増えるほど、確認に時間がかかります。
申込の受付は、
こう変わります
Webで受け付けた書類をAIが読み取って不備を指摘し、人が確認して再提出を依頼し、確定した申込だけが基幹システムへ渡ります。AIの結果は人が確認して確定するのが基本で、確度の高いものだけを自動で反映する設定にもできます。
Webで申し込んでもらう
申込者はWebのフォームから申し込み、申込書と本人確認書類などを添付します。送信者は確認コードで確かめ、書類ごとの必須チェックで不足があれば送信の前に止まります。受付番号は自動で振られます。
AIが書類を読み取り、不備を指摘する
添付された書類をAIが読み取り、申込内容と照らして記入漏れや不一致を指摘します。生成AIが書類の意味を理解して読み取るため、書類の様式ごとの設定は不要です。
担当者は、要確認の申込だけを見る
指摘のない申込はそのまま次へ進み、担当者が見るのは指摘のついた申込だけです。書類の分割や最終的な判断は、人が行います。
再提出を、同じ受付番号で依頼する
不備があれば、再提出のリンクを申込者に送ります。出し直された書類は同じ受付番号の申込に追記されるため、どの申込の再提出かを突き合わせる作業がなくなります。
確定した申込だけを、基幹システムへ
確認を終えた申込だけを、Webhookと公開REST API、またはCSVで基幹システムへ渡します。不備のある申込が基幹側に流れることはありません。
いますぐ、PoCで
確かめられます
要件定義も仕様書の往復もありません。貴社の実際の業務に合わせてつくり、実際に使って効果を確かめてから導入を判断できます。
商談の場で、貴社専用のデモに
いまお使いの申込書と、必要な添付書類の一覧をお持ちください。項目と確認の手順を伺いながら、その場で受付の画面にしてお見せします。
実際の申込で、検証する
記入漏れの多い申込や、書類が揃わない申込で動かし、不備の指摘と再提出の流れを導入前に確かめます。
そのまま本番へ
検証で使った画面と確認の手順は、作り直さずそのまま本番になります。紙での受付と並行して始めることもできます。
よくあるご質問
紙の申込を、すぐにすべてWebに切り替える必要がありますか？
ありません。紙で届いた申込書もスキャンして添付すればAIが読み取り、Webで届いた申込と同じ一覧に入ります。紙とWebを並行させながら、少しずつ移せます。
再提出された書類が、別の申込に紐付く心配はありませんか？
再提出は申込者に送ったリンクから行うため、同じ受付番号の申込に追記されます。名前や番号を目で見て紐付ける作業がないので、取り違えが起きにくい作りです。
本人確認書類のような、様式が決まっていない書類も読み取れますか？
読み取れます。生成AIが書類の意味を理解して抽出するため、書類の様式ごとの読み取り設定は不要です。読み取った結果は担当者が確認してから確定できます。
基幹システムとはどう連携しますか？
確認を終えた申込だけを、Webhookと公開REST API、またはCSVで基幹システムへ渡します。基幹システムは入れ替えずに、そのまま使い続けられます。
最終更新：
