サンプルや規格書を頼まれた相手には、何をいつどの温度帯で送るかを正確に伝えるのが目的です。届いたあとの保管方法と、評価の結果をいつ聞きたいかを書くと、試食の感想が返ってきやすくなります。
送る時期
規格書は会期の翌営業日に送ります。サンプルは相手が受け取れる日を確かめてから発送します。冷凍・チルド品は、相手の不在で品質が落ちないよう到着日の指定が必要です。
【 】の中を書き換えてください。
件名
【商品名】の規格書送付とサンプル発送のご案内（丸和フーズ）
本文
【会社名】 【部署名】 【氏名】様 丸和フーズの鈴木です。 【展示会名】では【商品名】のサンプルと規格書のご依頼をいただき、ありがとうございました。 商品規格書（PDF）を添付します。原材料、アレルゲン、賞味期限、保存温度を記載しています。 サンプルは次の内容で発送します。 ・商品：【商品名】 【数量】 ・温度帯：冷凍（-18℃以下で保存してください） ・到着予定：【到着日】 午前中 ご不在の場合は、受け取り可能な日をお知らせください。 ご試食後、【回答希望日】ごろにご感想を伺えますと幸いです。 よろしくお願いいたします。 ―――――――――― 丸和フーズ株式会社 営業部 鈴木 花子 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
規格書をお送りします（丸和フーズ 鈴木）
本文
【会社名】 【氏名】様 【展示会名】ではありがとうございました。丸和フーズの鈴木です。 ご依頼の【商品名】の商品規格書を添付します。 サンプルは冷凍便でお送りするため、受け取り可能な日と、送り先のご住所・部署をお知らせください。 発送日が決まりしだい、送り状の番号をご連絡します。 アレルゲンや原料の産地など、規格書にない項目が必要でしたらご指示ください。 貴社指定の書式での記入が必要な場合も、品質保証の担当者が対応します。 よろしくお願いいたします。 ―――――――――― 丸和フーズ株式会社 営業部 鈴木 花子 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【商品名】サンプルの送り先確認（品質管理部門様分を含む）
本文
【会社名】 【部署名】 【氏名】様 丸和フーズの鈴木です。 【展示会名】ではサンプルのご依頼をありがとうございました。 貴社では、商品部での試食と、品質管理部門での規格確認を別々に行うと伺いました。 そこで、次の2か所に分けてお送りしたいと考えています。 ・商品部 【氏名】様：試食用 【数量】 ・品質管理部門 【担当者名】様：評価用 【数量】と規格書の原本 それぞれの送り先と、受け取り可能な日を教えていただけますでしょうか。 冷凍便のため、到着日は必ず指定してお送りします。 よろしくお願いいたします。 ―――――――――― 丸和フーズ株式会社 営業部 鈴木 花子 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
サンプルは担当者の机に届くまでに時間がかかることがあります。「-18℃以下で保存」など保存方法を本文と箱の両方に書くと、品質の落ちた状態で試食されるのを防げます。
商品部はアレルゲンや原材料を規格書で確かめます。版の日付が入った最新版を送り、改訂したときはすぐ差し替えを連絡します。
小売や外食チェーンでは、商品部の試食と別に品質管理部門が規格や工場の衛生管理を確かめます。送り先を分けて聞くと、検討が止まりにくくなります。
回答の希望日を書くと、試食が後回しにされにくくなります。賞味期限より前の日付にします。
到着日の翌営業日
無事に届いたか、保存温度に問題がなかったかを確かめます。
回答希望日
試食の感想を伺います。改善の要望があれば、工場に確かめて対応の可否を返します。
回答から1か月後
改良品や新しい規格書ができたら、比較できる形で再提案します。
ジンベイ GenLead
名刺と手書きのアンケートをブースで読み取り、当日中にお礼のメールとCRMへの登録までつなげます。展示会1回ごとのスポット利用で、設定はマーケティング担当者だけでできます。
当日フォローのやり方を見る