自治体からの見積依頼の多くは、翌年度の予算を見積もるための参考見積です。予算要求の資料にそのまま使えるよう、前提条件・内訳・有効期限をそろえて送ります。受注の約束ではないことも双方で確認しておきます。
送る時期
資料は翌開庁日までに送ります。参考見積は依頼時に締切を確かめ、その日より前に出します。予算要求の締切に間に合わないと、翌年度の検討から外れてしまいます。
【 】の中を書き換えてください。
件名
【展示会名】でご依頼の参考見積の送付（【自社名】）
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【展示会名】では、弊社ブースにお立ち寄りいただきありがとうございました。【自社名】の【自分の氏名】です。 ご依頼いただいた参考見積と資料をお送りします。 ・参考見積書（【見積番号】、有効期限：【有効期限】） ・サービス概要と導入までの流れ 見積は次の前提で作成しています。 ・対象：【業務名】、職員【利用者数】名での利用 ・期間：【年度】の4月から1年間 ・金額：税抜と税込を併記、初期費用と年間費用を分けて記載 前提が庁内のご想定と違う場合は、修正版をお出しします。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
ご依頼の資料をお送りします（【自社名】）
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【展示会名】で資料をご依頼いただいた【自社名】の【自分の氏名】です。ありがとうございました。 サービスの概要と、他の自治体での導入の流れをまとめた資料を添付します（PDF）。庁内で添付が開けない場合は、ご返信いただければ別の方法でお送りします。 翌年度のご予算の検討に参考見積が必要な場合は、対象の業務と利用する職員の人数をお知らせください。予算要求の締切もあわせて教えていただければ、それより前にお送りします。初期費用と年間費用を分け、税抜と税込を併記した形でご用意します。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【展示会名】のお礼とご依頼資料の送付
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【展示会名】では、弊社ブースにお立ち寄りいただきありがとうございました。【自社名】の【自分の氏名】です。 ご依頼いただいた一般向けの製品資料をお送りします。 【資料URL】 なお、【案件名】は現在入札の公告中と伺っております。公告中の案件に関わるご質問は、公告に定められた質問の手続きに沿ってお送りします。本メールは製品の一般的なご紹介に限っておりますので、ご了承ください。 公告とは別に、製品についてのご質問があればお知らせください。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
職員は参考見積をもとに予算を要求します。初期費用と年間費用を分け、税抜・税込を併記し、年度で書くと、そのまま庁内資料に使えます。
予算要求から議会の議決、執行まで半年以上かかることがあります。有効期限が短いと、取り直しの手間がかかります。
入札の公告中は、質問は公告で決められた方法（質問書など）で受け付け、回答は参加者全員に公開するのが一般的です。個別のメールで案件の中身を聞いたり答えたりしません。
利用者数や対象業務が仮の数字なら仮と書きます。数字だけが庁内で一人歩きするのを防げます。
送信から3開庁日後
見積の前提に違いがないか、ファイルが開けたかを確認します
予算要求の締切の1週間前
修正版が必要かを確認します
予算が議決された後（翌年の3月ごろ）
事業化の見通しと、今後の手続きの予定を尋ねます
ジンベイ GenLead
名刺と手書きのアンケートをブースで読み取り、当日中にお礼のメールとCRMへの登録までつなげます。展示会1回ごとのスポット利用で、設定はマーケティング担当者だけでできます。
当日フォローのやり方を見る業界の決まりは次の一次情報で確かめています（2026年10月31日時点）: 入札談合等関与行為防止法（e-Gov法令検索）、地方公務員法（e-Gov法令検索）、国家公務員倫理規程（e-Gov法令検索）