名刺を置いていった職員には、対応できなかったおわびと資料を短く送ります。出張報告に使えるよう、展示の要点を1枚で渡し、必要なら課内での説明を提案します。返信は求めすぎないようにします。
送る時期
会期の翌開庁日中に送ります。職員の出張報告はすぐにまとめられるため、時間が空くと資料を使ってもらえません。
【 】の中を書き換えてください。
件名
【展示会名】ではご挨拶できず失礼いたしました
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【展示会名】では、弊社ブースにお立ち寄りいただき、名刺をお預かりしましてありがとうございました。【自社名】の【自分の氏名】です。 当日は混み合っており、直接ご説明できず申し訳ございませんでした。展示していた内容の要点を1枚にまとめた資料を添付します。出張のご報告などにお使いいただけましたら幸いです。 【業務名】について、他の自治体での取り組みをお知りになりたい場合は、課内でまとめてご説明することもできます。ご希望があればご返信ください。 今後のご案内が不要な場合は、お手数ですがこのメールにその旨ご返信ください。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【展示会名】ご来場のお礼（【自社名】）
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【展示会名】で弊社ブースに名刺をお預けいただいた方へ、【自社名】の【自分の氏名】よりご連絡しています。お立ち寄りいただき、ありがとうございました。 展示の要点をまとめた資料を添付します（PDF・1枚）。庁内で添付が開けない場合は、こちらからもご覧いただけます。 【資料URL】 他の自治体での使われ方を知りたい場合は、ご返信いただければ事例をまとめてお送りします。 今後のご案内が不要な場合は、お手数ですがこのメールにその旨ご返信ください。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【展示会名】でお預かりした名刺についてのご連絡
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【展示会名】では、弊社ブースにお立ち寄りいただきありがとうございました。当日は弊社の【受付者名】が名刺をお預かりしました。自治体向けを担当している【自分の氏名】です。 【受付者名】から、ご一緒に来られた方とあわせて【業務名】の展示をご覧いただいたと聞いております。担当としてご説明できず失礼いたしました。 展示の要点をまとめた資料を添付します。ご一緒に来られた方とも共有していただいて構いません。 今後のご案内が不要な場合は、お手数ですがこのメールにその旨ご返信ください。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
職員は出張の報告書を作ります。展示の要点を1枚にまとめた資料は、報告書に添えてもらいやすく、課内での共有につながります。
自治体では一人で決めることがないため、個別の商談より課内でのまとめた説明のほうが受け入れられやすいです。
自治体の職員は複数人で展示会を回ることが多いです。共有してよいと書いておくと、資料が課内に広がります。
話していない相手へのメールは広告宣伝の性格が強いため、送信者名と、案内が不要な場合の連絡方法を書きます。
送信から1週間後
返信がなければ追いかけません。資料のアクセスがあった場合だけ補足を1回送ります
予算要求の準備時期
他の自治体の事例や参考見積を出せることを案内します
次回の展示会の前
出展の案内を1回送ります
ジンベイ GenLead
名刺と手書きのアンケートをブースで読み取り、当日中にお礼のメールとCRMへの登録までつなげます。展示会1回ごとのスポット利用で、設定はマーケティング担当者だけでできます。
当日フォローのやり方を見る業界の決まりは次の一次情報で確かめています（2026年10月31日時点）: 国家公務員倫理規程（e-Gov法令検索）、浜松市 職員倫理制度、特定電子メール法（e-Gov法令検索）