名刺を置いていった相手は、何かを聞きたくて立ち寄った可能性があります。不在のお詫びは短くし、「どんなご用件だったか」を尋ねたうえで、相談しやすい入口を示すのが目的です。
送る時期
会期の翌営業日に送ります。立ち寄った理由を相手が覚えているうちに尋ねるためです。会期中に名刺を受け取った場合は、その日の夕方に送ってもかまいません。
【 】の中を書き換えてください。
件名
【展示会名】ではご対応できず失礼いたしました（東和精工）
本文
【会社名】 【部署名】 【氏名】様 東和精工株式会社の山田です。 【展示会名】では弊社ブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました。 あいにく担当者が席を外しており、直接お話を伺えず失礼いたしました。 もし具体的なご用件がありましたら、このメールにご返信いただけますでしょうか。 例えば、次のようなご相談を多くいただいています。 ・試作部品を短納期で作ってくれる加工先を探している ・現在の部品の加工コストやリードタイムを見直したい ・【材質（例: チタン）】など難削材の加工先を探している 図面をお持ちでしたら、PDFでお送りいただければ加工可否をご回答します。 会社案内を添付しましたので、あわせてご覧ください。 ―――――――――― 東和精工株式会社 営業部 山田 太郎 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
ブースにお立ち寄りいただいたお礼（東和精工 山田）
本文
【会社名】 【氏名】様 【展示会名】では弊社ブースにお名刺を残していただき、ありがとうございました。 東和精工の山田です。担当が不在で失礼いたしました。 弊社は【主な加工・製品】の試作・量産を行っています。 ご覧いただいた展示品や、ご相談したいことがありましたら、ひと言ご返信いただけますか。 電話でのご説明もできますので、ご都合のよい時間帯をお知らせください。 図面をお持ちでしたら、PDFでお送りいただければ加工可否と納期の目安をご回答します。 会社案内を添付しました。 ―――――――――― 東和精工株式会社 営業部 山田 太郎 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
アンケートでご質問いただいた【項目】について
本文
【会社名】 【部署名】 【氏名】様 東和精工の山田です。 【展示会名】では弊社ブースにお立ち寄りいただき、アンケートにもご記入いただきありがとうございました。 担当者が不在のため、その場でお答えできず失礼いたしました。 アンケートで「【記入内容（例: 薄肉部品の加工時のひずみ対策を知りたい）】」とご質問いただいた件について、お答えします。 弊社では【対策の概要（例: 荒加工後に応力を逃がす工程を入れ、仕上げで寸法を合わせる）】方法をとっています。 形状によって適した方法が変わるため、図面を拝見できれば具体的にご説明します。 参考として、同じような加工の事例を添付します。 ほかにもご質問があれば、お気軽にご返信ください。 ―――――――――― 東和精工株式会社 営業部 山田 太郎 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
不在のお詫びを長く書くと、本題が伝わりません。お詫びは1文にとどめ、用件を尋ねる内容に紙幅を使います。
「ご用件をお聞かせください」だけでは返信しにくいものです。製造業でよくある相談を3つほど並べると、相手は当てはまるものを選んで返信できます。
アンケートに質問が書かれていれば、それが立ち寄った理由です。技術担当に確認して回答を書くと、会えなかった分を取り戻せます。
工場勤務の技術者や現場の責任者は、日中にメールを見られないことがあります。電話での説明もできると書くと、連絡の手段が広がります。
送信から5営業日後
返信がなければ、名刺に書かれた直通番号へ一度だけ電話し、メールを送った旨を伝えます。
2〜3週間後
相手の業種に近い加工事例を1つ送ります。返信を求めず、情報提供にとどめます。
次の展示会の前
前回お会いできなかったことに触れ、次回の出展日と説明員の在席時間を案内します。
ジンベイ GenLead
名刺と手書きのアンケートをブースで読み取り、当日中にお礼のメールとCRMへの登録までつなげます。展示会1回ごとのスポット利用で、設定はマーケティング担当者だけでできます。
当日フォローのやり方を見る