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機械・部品メーカー出展前の招待(見込み客へ)件名つき3パターン

展示会の出展案内メール例文(機械・部品メーカーから見込み客・休眠客へ)

見込み客や休眠客への招待は、会場で図面や加工品を手に取って見てもらい、相談のきっかけを作るのが目的です。広告宣伝のメールにあたるため、相手との接点を書いたうえで、送信者の表示と配信停止の方法を必ず入れます。

送る時期

会期の3週間前に1通目、1週間前に2通目を送ります。一度に多くの相手へ送る場合は、メールが集中する月曜の朝を避け、火〜木曜の午前に送ると読まれやすくなります。

例文(コピーして使えます)

【 】の中を書き換えてください。

例文1:基本形(見込み客へ)

件名

【展示会名】出展のご案内|【見どころ】をご覧いただけます

本文

【会社名】 【氏名】様 東和精工株式会社の山田です。 以前、【接点(例: 昨年の【前回の展示会名】)】で名刺交換をさせていただきました。 このたび、【会期】に【会場】で開かれる【展示会名】に出展します。 今回は「試作から量産まで、図面1枚で相談できる加工先」をテーマに、【見どころ(例: アルミ・ステンレスの精密切削品30点)】を展示します。 ・ブース:【小間番号】 ・招待券:【招待券URL】(事前登録で入場無料) 加工先の見直しや、短納期の試作先をお探しでしたら、ぜひお立ち寄りください。 図面をお持ちいただければ、その場で加工方法をご説明します。 ―――――――――― 東和精工株式会社 営業部 山田 太郎 TEL:【電話番号】 Mail:【メールアドレス】 ―――――――――― ※このメールは、これまでに名刺交換やお問い合わせをいただいた方にお送りしています。今後の展示会のご案内が不要な方は、お手数ですが【配信停止URL】から手続きいただくか、このメールに「配信停止」とご返信ください。 東和精工株式会社 【会社住所】

例文2:短く送る形

件名

【会期】【展示会名】に出展します(東和精工)

本文

【会社名】 【氏名】様 東和精工の山田です。以前【接点】でご縁をいただきました。 【会期】の【展示会名】に出展しますので、ご案内いたします。 今回は【見どころ】を展示します。 ・ブース:【小間番号】 ・招待券:【招待券URL】 お近くにお越しの際は、ぜひお立ち寄りください。 ―――――――――― 東和精工株式会社 営業部 山田 太郎 TEL:【電話番号】 Mail:【メールアドレス】 ―――――――――― ※このメールは、これまでに名刺交換やお問い合わせをいただいた方にお送りしています。今後の展示会のご案内が不要な方は、お手数ですが【配信停止URL】から手続きいただくか、このメールに「配信停止」とご返信ください。 東和精工株式会社 【会社住所】

例文3:休眠客に近況を伝える形

件名

ご無沙汰しております。【展示会名】出展のご案内

本文

【会社名】 【部署名】 【氏名】様 ご無沙汰しております。東和精工の山田です。 【年】ごろに【過去の取引内容(例: 治具部品の製作)】でお世話になりました。 その後、弊社では【変化(例: 5軸加工機と三次元測定機を導入し、複雑形状と検査成績書の発行に対応)】しました。 以前は対応できなかった形状や数量も、ご相談いただけるようになっています。 【会期】の【展示会名】で、その加工品を展示します。 ・ブース:【小間番号】 ・招待券:【招待券URL】 近況のご報告を兼ねて、お立ち寄りいただけますとうれしく思います。 ―――――――――― 東和精工株式会社 営業部 山田 太郎 TEL:【電話番号】 Mail:【メールアドレス】 ―――――――――― ※このメールは、これまでに名刺交換やお問い合わせをいただいた方にお送りしています。今後の展示会のご案内が不要な方は、お手数ですが【配信停止URL】から手続きいただくか、このメールに「配信停止」とご返信ください。 東和精工株式会社 【会社住所】

差し込む項目

【接点】
名刺交換した展示会名や問い合わせの時期。相手が送信元を思い出せるように書く
【見どころ】
件名にも使う。数や材質など具体的に
【招待券URL】
主催者の事前登録ページのURL。招待コードがあれば添える
【過去の取引内容】
休眠客の場合。社内の受注記録で確かめる
【変化】
取引が途絶えた後に変わった設備・体制
【配信停止URL】
配信停止の受付ページ。ない場合は返信での受付だけでもよい
【会社住所】
送信者の住所。署名の下に置く

避けたいこと

  • 購入した名簿や、展示会で他社が集めた名簿のアドレスに送ること。本人から通知を受けていない相手には送れません
  • 配信停止を申し出た相手に、次の展示会の案内を送ること(特定電子メール法で禁止されています)
  • 多数の相手をCCや宛先欄に並べて一斉送信すること。アドレスが他の受信者に見え、個人情報の漏えいになります
  • 取引が途絶えた理由(不良や納期遅れなど)を、相手に確かめずに書くこと

機械・部品メーカーで返信をもらう書き方

相手との接点を冒頭に書く

見込み客や休眠客は、送り主を覚えていないことがあります。いつ、どこで接点があったかを最初に書くと、迷惑メールとして扱われにくくなります。

配信停止と送信者の表示を入れる

出展案内は広告宣伝のメールにあたります。名刺などで本人からアドレスを知らされた相手には送れますが(特定電子メール法第3条第1項第2号)、送信者の名称と受信を断る連絡先の表示が必要です(同法第4条)。

休眠客には「変わったこと」を書く

取引が途絶えた理由は、価格・納期・対応範囲のどれかであることが多いです。その後の設備や体制の変化を書くと、もう一度相談する理由になります。

件名に見どころを入れる

出展案内は会期前に各社から集中して届きます。件名に展示内容を具体的に入れると、開封される確率が上がります。

送ったあとの追いかけ方

  1. 会期の1週間前

    1通目を開封した相手や、返信のあった相手に、ブースの場所と見どころを再送します。

  2. 会期の初日の朝

    来場予定を聞いている相手にだけ、当日の在席者と連絡先を送ります。

  3. 会期の翌営業日

    来場した相手にはお礼を、来なかった相手には展示品の資料を1回だけ送ります。

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展示会後のフォロー一式

お礼メールの送信状況・温度感・次の一手を1行1社で管理するExcelです。リード管理表やアンケート用紙と合わせて使えます。

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ジンベイ GenLead

当日の名刺とアンケートを、その場でデータに

名刺と手書きのアンケートをブースで読み取り、当日中にお礼のメールとCRMへの登録までつなげます。展示会1回ごとのスポット利用で、設定はマーケティング担当者だけでできます。

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よくある質問

数年前に名刺交換した相手にも、招待メールを送ってよいですか。
名刺で本人からアドレスを知らされていれば、送ること自体はできます。ただし年月がたつと異動や退職も多いので、接点を明記し、配信停止の方法を必ず入れます。
名刺の情報をメール配信に使うことは、個人情報保護法で問題になりませんか。
利用目的を本人に知らせるか公表しておく必要があります(個人情報保護法第21条)。自社サイトのプライバシーポリシーに「展示会・セミナーのご案内に使う」と書いておき、配信停止の窓口も示します。
一斉配信と個別送信のどちらがよいですか。
数十件までなら、宛名を入れて個別に送るほうが返信が来やすいです。数百件以上ならメール配信の仕組みを使い、宛名の差し込みと配信停止の受付を自動にします。