以前やりとりのあった自治体には、前回から何が変わったかを伝えます。制度の改正や他の自治体での導入の広がりなど、検討を再開する理由になる話題を1つ選び、展示で確かめてもらう流れにします。
送る時期
会期の1か月前に送ります。出張の申請に間に合わせるためです。4月の人事異動の後は担当が変わっていることが多いので、宛先を確かめてから送ります。
【 】の中を書き換えてください。
件名
【展示会名】で【業務名】の最新事例を展示します
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【自社名】の【自分の氏名】です。以前、【前回の接点】の際はありがとうございました。 【会期】に開かれる【展示会名】に出展します（小間番号：【小間番号】）。 前回ご案内したときから、【変わった点】。人口規模の近い自治体での運用の流れも、画面でご覧いただけます。 ご出張の際の資料として、展示内容をまとめた1枚を添付します。ご担当が変わられている場合は、お手数ですがご後任の方にお渡しいただけますと幸いです。 来場登録：【来場登録URL】 今後のご案内が不要な場合は、お手数ですがこのメールにその旨ご返信ください。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【展示会名】出展のご案内（【自社名】）
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【自社名】の【自分の氏名】です。【会期】の【展示会名】に出展しますので、ご案内いたします。 紙の申請書の受付と入力の事務を減らす仕組みを展示します。ブースでは、【業務名】の事務の流れに沿って、どこが変わるかを個別にご説明します。 小間番号：【小間番号】 来場登録：【来場登録URL】 出張報告に使える展示内容の資料も、ブースでお渡しします。 今後のご案内が不要な場合は、お手数ですがこのメールにその旨ご返信ください。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【展示会名】ブースセミナーのご案内
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【自社名】の【自分の氏名】です。以前、弊社の資料をご請求いただいた自治体の方にご案内しています。 【会期】の【展示会名】で、ブース内セミナー「窓口の申請受付を見直した自治体の進め方」を行います。 ・日時：【セミナー日時】（各回20分） ・場所：小間番号【小間番号】 ・内容：予算要求から導入までの期間、庁内での合意のとり方、職員の作業の変化 予約は不要です。セミナーの資料は、ご来場いただけなかった方にも後日お送りできます。 来場登録：【来場登録URL】 今後のご案内が不要な場合は、お手数ですがこのメールにその旨ご返信ください。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
自治体は数年ごとに異動があり、以前の担当者がいないことはよくあります。後任の方への転送をお願いする一文を入れておきます。
制度の改正、他の自治体での広がり、機能の改善など、前回から変わったことを1つ挙げると、出張の目的として説明しやすくなります。
セミナーで「予算要求から導入までの期間」を扱うと、翌年度の検討を始めたい職員が来場しやすくなります。
以前に名刺や問い合わせでアドレスを受け取った相手か、配信を拒否されていないかを送る前に確認します。
会期の2週間前
反応がなかった方に1回だけ再送します。件名は変えます
会期の翌開庁日
来場した方にお礼とセミナー資料を送ります
会期から1か月後
来場しなかった方に、展示内容の資料を1回だけ送ります
ジンベイ GenLead
名刺と手書きのアンケートをブースで読み取り、当日中にお礼のメールとCRMへの登録までつなげます。展示会1回ごとのスポット利用で、設定はマーケティング担当者だけでできます。
当日フォローのやり方を見る業界の決まりは次の一次情報で確かめています（2026年10月31日時点）: 特定電子メール法（e-Gov法令検索）、個人情報保護法（e-Gov法令検索）、国家公務員倫理規程（e-Gov法令検索）