アポが取れたら、日時・場所・参加者・説明の内容を一度に確認します。庁舎への来庁では受付の方法、オンラインでは庁内で使えるWeb会議の方法を先に聞いておくと、当日つまずきません。
送る時期
アポが決まった当日か翌開庁日に送ります。説明資料は課内で事前に回覧されることが多いため、3開庁日前までに送ります。
【 】の中を書き換えてください。
件名
【日付】ご説明の日程確認（【自社名】）
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【展示会名】ではありがとうございました。【自社名】の【自分の氏名】です。ご説明の機会をいただき、ありがとうございます。 下記の内容でお伺いします。 ・日時：【日付】【開始時刻】〜（約1時間） ・場所：【庁舎名】【会議室名】 ・訪問者：【自分の氏名】ほか1名 ・内容：【業務名】の事務の流れの見直し案と、画面のデモ 次の点を教えていただけますでしょうか。 1. 庁舎での受付の場所（窓口・守衛室など） 2. プロジェクターなど会議室の設備 3. ご同席の方の人数（資料の部数） 説明資料は【資料送付日】までにお送りします。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【日付】のオンライン説明の確認
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【自社名】の【自分の氏名】です。オンラインでのご説明の日程をいただき、ありがとうございます。 ・日時：【日付】【開始時刻】〜（45分） ・内容：【業務名】のデモと質疑 庁内で使えるWeb会議の方法が決まっている場合は、そちらに合わせます。会議のURLは、どちらで発行するのがよいか教えてください。画面の共有ができない環境の場合は、資料に画面の写真を入れてご説明します。資料は前日までにお送りしますので、ご同席の方にも回していただいて構いません。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【日付】ご説明会の内容のご確認
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【展示会名】ではありがとうございました。【自社名】の【自分の氏名】です。 【日付】のご説明会について、【課名】のほか情報システム担当課の方もご参加と伺いました。それぞれのご関心に合わせて、次の順番でお話しします。 1. 窓口の事務の流れがどう変わるか（20分） 2. デモ（20分） 3. 情報セキュリティの確認事項（20分） セキュリティの確認事項は、事前に一覧でお送りします。ほかに説明してほしい点があれば、【資料送付日】までにお知らせください。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
菓子折りなどの手土産も贈与にあたり、職員倫理条例・規則で受け取れないことがあります。持参しないのが無難で、メールでも触れる必要はありません。
庁内のネットワークでは使えるWeb会議の方法が限られていることがあります。URLをどちらで発行するかを確認します。
業務担当課は事務の流れ、情報システム担当課はセキュリティに関心があります。時間配分を先に示すと、必要な人が参加しやすくなります。
職員は上司への事前説明に資料を使います。早めに送り、課外に回しても問題のない内容にしておきます。
訪問の3開庁日前
説明資料とセキュリティの確認事項を送ります
訪問の前日
到着予定時刻と当日の連絡先を送ります
訪問の翌開庁日
お礼と、宿題の回答予定日を送ります
ジンベイ GenLead
名刺と手書きのアンケートをブースで読み取り、当日中にお礼のメールとCRMへの登録までつなげます。展示会1回ごとのスポット利用で、設定はマーケティング担当者だけでできます。
当日フォローのやり方を見る業界の決まりは次の一次情報で確かめています（2026年10月31日時点）: 京都市職員の倫理の保持に関する条例施行規則（京都市）、浜松市 職員倫理制度、国家公務員倫理規程（e-Gov法令検索）