ブースで具体的な相談をした職員には、聞き取った業務の課題をまとめて返し、情報提供の打ち合わせを提案します。自治体の調達は入札やプロポーザルが原則のため、「受注の約束」ではなく「検討に必要な情報を出す」立場で書きます。
送る時期
会期の翌開庁日中に送ります。打ち合わせの候補日は2週間以上先も含めて出します。議会の会期中は職員が忙しく、日程が取りにくいためです。
【 】の中を書き換えてください。
件名
【展示会名】でのご相談のお礼と情報提供のご提案
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【展示会名】では、弊社ブースでお時間をいただきありがとうございました。【自社名】の【自分の氏名】です。 当日は、【業務名】で紙の申請書の入力と照合に時間がかかっているとのお話を伺いました。翌年度の検討に向けて、次の内容をご説明する打ち合わせ（1時間・オンラインまたはご来庁）をご提案します。 ・他の自治体での運用の流れと、導入までの期間 ・庁内の情報セキュリティの基準に照らした確認事項 候補日：【候補日1】／【候補日2】／【候補日3】 ご都合が合わなければ、ご希望の時期をお知らせください。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【展示会名】のお礼（【自社名】 【自分の氏名】）
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【展示会名】でご相談をいただいた【自社名】の【自分の氏名】です。ありがとうございました。 【業務名】の件、課内でご説明する際に使える資料をお送りします。 【資料URL】 資料には、他の自治体での導入までの期間と、庁内で確認が必要になる項目を載せています。ご予算の検討に参考見積が必要な場合や、デモをご覧になりたい場合は、ご返信ください。課内の皆さまにまとめてご説明することもできます。庁舎へのご訪問とオンラインのどちらでも対応します。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【展示会名】のお礼と課内ご説明のご提案
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【展示会名】では、弊社ブースでご相談いただきありがとうございました。【自社名】の【自分の氏名】です。 当日伺った【業務名】の件、【氏名】様お一人でご判断いただく内容ではないと思いますので、係長や課長もご同席いただける形で、30分ほどのご説明の場をいただけないでしょうか。 説明では、機能の紹介よりも、現在の事務の流れのどこが変わるかを中心にお話しします。情報システム担当課のご確認が必要な点も、あらかじめ一覧にしてお持ちします。 候補日：【候補日1】／【候補日2】 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
自治体の契約は入札やプロポーザルが原則です。打ち合わせは「検討のための情報提供」と位置づけ、受注を前提にした書き方をしません。
新しいシステムは、情報システム担当課のセキュリティ確認が必要になることが多いです。確認事項の一覧を用意しておくと、担当者が庁内で動きやすくなります。
議会の会期中や年度末は職員が忙しくなります。候補日を幅広く出し、相手の希望の時期を聞く書き方にします。
情報提供で出した資料が仕様書の参考にされることはありますが、特定の製品に有利な仕様を書き込むよう働きかけてはいけません。仕様書の作成に関わった事業者の入札参加を制限する自治体もあります。
送信から3開庁日後
返信がなければ、候補日を改めて出して1回だけ再送します
打ち合わせの翌開庁日
説明した内容と、宿題になった点の回答予定日を送ります
予算要求の締切の前
参考見積が必要かを確認します。締切は自治体ごとに違うので相手に聞きます
ジンベイ GenLead
名刺と手書きのアンケートをブースで読み取り、当日中にお礼のメールとCRMへの登録までつなげます。展示会1回ごとのスポット利用で、設定はマーケティング担当者だけでできます。
当日フォローのやり方を見る業界の決まりは次の一次情報で確かめています（2026年10月31日時点）: 入札談合等関与行為防止法（e-Gov法令検索）、京都市職員の倫理の保持に関する条例施行規則（京都市）、浜松市 職員倫理制度