自治体の職員は、展示会で得た情報を課内で共有し、翌年度の予算要求や他の自治体の事例調べに使います。お礼メールでは、共有しやすい資料を1つ渡し、他の自治体での使われ方を短く伝えると役に立ちます。
送る時期
会期の翌開庁日の午前に送ります。遅くとも3開庁日以内です。職員は出張の報告書を早めにまとめるため、その前に届くと資料が報告に添えられやすくなります。
【 】の中を書き換えてください。
件名
【展示会名】ご来場のお礼（【自社名】）
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【展示会名】では、弊社ブースにお立ち寄りいただき、名刺を交換させていただきありがとうございました。【自社名】の【自分の氏名】です。 弊社は、申請書や届出書の受付と審査の事務を減らす仕組みを、自治体向けにご提供しています。当日ご覧いただいた内容を、課内で共有しやすいよう2枚の資料にまとめました。 PDFを添付しています。庁内の環境で添付が開けない場合は、こちらのURLからもご覧いただけます。 【資料URL】 他の自治体での使われ方など、ご質問があればこのメールにご返信ください。 今後のご案内が不要な場合は、お手数ですがこのメールにその旨ご返信ください。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【展示会名】ではありがとうございました
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【展示会名】の弊社ブースで名刺を交換させていただいた【自社名】の【自分の氏名】です。お立ち寄りいただき、ありがとうございました。 当日ご紹介した窓口業務の資料を添付します（PDF・1MB）。添付が無害化されて読めない場合は、ご返信いただければ別の方法でお送りします。 資料には、他の自治体での導入までの流れも載せています。出張報告などで資料が必要な際は、ご自由にお使いください。 今後のご案内が不要な場合は、お手数ですがこのメールにその旨ご返信ください。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【展示会名】のお礼と導入事例のご案内
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 【展示会名】では、弊社ブースにお立ち寄りいただきありがとうございました。【自社名】の【自分の氏名】です。 当日、【業務名】の事務量についてお話を伺いました。同じ業務で導入された自治体の事例を、公開の承諾をいただいている範囲でまとめています。 ・【事例自治体名】：紙で受け付けていた申請の入力作業を見直した例 ・人口規模が近い自治体での運用の流れ 【資料URL】 翌年度の検討の参考になりましたら幸いです。 今後のご案内が不要な場合は、お手数ですがこのメールにその旨ご返信ください。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
職員は展示会で得た情報を課内や上司に報告します。2枚程度の資料にまとめると、出張報告にそのまま添えてもらえます。
自治体の庁内ネットワークでは、外部のURLが開けない、添付が無害化される、といった制約があることがあります。どちらでも見られるようにしておきます。
自治体は他の自治体での導入状況を重視します。公開を承諾してもらった事例を、人口規模や業務ごとに示すと関心を持ってもらえます。
新しい事業は翌年度の予算に計上してから進むのが普通です。多くの自治体では夏から秋に予算要求を準備するため、その前に情報が届くと検討に入れてもらえます。
送信から1週間後
返信がなければ何もしません。資料のアクセスがあった場合だけ、補足の案内を1回送ります
予算要求の準備時期（夏ごろ）
参考見積や事例の提供ができることを案内します
4月の人事異動の後
担当が変わっていないかを確かめ、変わっていれば後任の方へのご挨拶を課の代表アドレス宛てに送ります
ジンベイ GenLead
名刺と手書きのアンケートをブースで読み取り、当日中にお礼のメールとCRMへの登録までつなげます。展示会1回ごとのスポット利用で、設定はマーケティング担当者だけでできます。
当日フォローのやり方を見る業界の決まりは次の一次情報で確かめています（2026年10月31日時点）: 国家公務員倫理規程（e-Gov法令検索）、京都市職員の倫理の保持に関する条例施行規則（京都市）、特定電子メール法（e-Gov法令検索）