導入済みの自治体への招待では、新しい機能や他の自治体の使い方が見られることを伝えます。職員の出張には庁内の手続きが必要なため、早めに日程と内容を伝え、出張の目的として説明しやすい書き方にします。
送る時期
会期の1〜2か月前に送ります。職員の出張は事前に申請と承認が必要で、旅費の予算も限られるためです。会期の2週間前に予約の確認を兼ねて2回目を送ります。
【 】の中を書き換えてください。
件名
【展示会名】出展のご案内（【小間番号】）
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 いつも大変お世話になっております。【自社名】の【自分の氏名】です。 弊社は【会期】に【会場】で開かれる【展示会名】に出展します（小間番号：【小間番号】）。 今回は、【自治体名】でもお使いいただいている【サービス名】の新しい機能と、人口規模の近い自治体での使い方をご紹介します。ご出張の目的としてご説明いただけるよう、展示内容を1枚にまとめた資料を添付しました。 ご来場の際は、30分の個別相談の時間をご用意します。来場登録はこちらからお願いします。 【来場登録URL】 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【展示会名】に出展します（【会期】）
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 いつもお世話になっております。【自社名】の【自分の氏名】です。 【会期】の【展示会名】に出展します。小間番号は【小間番号】です。 【サービス名】の次の改修で追加する機能を、画面でご覧いただけます。 ご来場の予定がありましたら、時間をお知らせいただければ担当がご案内します。展示内容の資料を添付しますので、課内のご検討や出張の申請にお使いください。現在の契約内容でお使いいただける機能かどうかも、その場でご説明します。 来場登録：【来場登録URL】 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【展示会名】での事例のご紹介についてのご相談
本文
【自治体名】 【課名】 【氏名】様 いつも大変お世話になっております。【自社名】の【自分の氏名】です。 【会期】の【展示会名】で、ブース内のセミナーを予定しています。【自治体名】での【業務名】の取り組みを、他の自治体の方にご紹介いただくことはできないでしょうか。 ご登壇が職務としてお受けいただけるか、庁内でのご確認が必要と存じます。謝礼や旅費の扱いも含め、貴庁の規程に沿う形で進めたいと考えていますので、まずはご意向をお聞かせください。難しい場合は、公開資料をもとに弊社からご紹介する形でも構いません。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
職員の出張は事前の申請と承認が必要で、旅費の予算も限られます。1〜2か月前に知らせると、予定に組み込んでもらいやすくなります。
展示内容を1枚にまとめて添付すると、職員が出張の必要性を上司に説明しやすくなります。
職員の講演や登壇は、職務として行うのか、謝礼を受けられるのかが自治体の規程で決まっています。事業者側から条件を決めず、先方の確認を待ちます。
展示会の招待と契約の更新・入札の話を混ぜないようにします。更新の手続きは別の連絡で行います。
1回目の送信から2週間後
返信がなければ、来場予定の有無だけを1回確認します
会期の2週間前
予約済みの方へ日時と待ち合わせ場所を送ります
会期の翌開庁日
来場のお礼と、話した内容のまとめを送ります
ジンベイ GenLead
名刺と手書きのアンケートをブースで読み取り、当日中にお礼のメールとCRMへの登録までつなげます。展示会1回ごとのスポット利用で、設定はマーケティング担当者だけでできます。
当日フォローのやり方を見る業界の決まりは次の一次情報で確かめています（2026年10月31日時点）: 国家公務員倫理規程（e-Gov法令検索）、京都市職員の倫理の保持に関する条例施行規則（京都市）、特定電子メール法（e-Gov法令検索）