既存の取引先への案内は、新製品の発表より「いつも使っている機器の新しい情報が見られる」ことを伝えると来場につながります。医療機器では入場券の渡し方に業界の決まりがあるため、案内の書き方にも注意が必要です。
送る時期
会期の4〜6週間前に1回目、1週間前に2回目を送ります。病院は勤務表が月単位で決まるため、早めに伝えると休みや出張の調整がしやすくなります。
【 】の中を書き換えてください。
件名
【展示会名】出展のご案内（【自社名】）
本文
【会社名】 【部署名】 【氏名】様 いつも【製品名】をお使いいただき、ありがとうございます。【自社名】の【自分の氏名】です。 このたび、【会期】に【会場】で開かれる【展示会名】に出展いたします。 ・小間番号：【小間番号】 ・展示内容：【製品名】の新しい操作画面、保守点検の記録を簡単にする仕組み 日頃お使いいただいている方に、改善点を実際に触ってご確認いただける機会です。 当日ご来場の予定があれば、ご都合のよい時間をお知らせください。担当がお待ちしております。 入場の登録は主催者の公式サイトから行えます。 【主催者の登録URL】 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【展示会名】に出展します（【小間番号】）
本文
【会社名】 【部署名】 【氏名】様 いつもお世話になっております。【自社名】の【自分の氏名】です。 【会期】の【展示会名】に出展します。 小間番号は【小間番号】です。 【製品名】の新しい操作画面と、保守点検の記録を簡単にする仕組みを、展示機で実際に触っていただけます。日頃お使いの中で気になっている点があれば、当日お聞かせください。 入場登録は主催者の公式サイトからお願いいたします。 【主催者の登録URL】 お越しの際は、ぜひブースにお立ち寄りください。お待ちしております。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【学会名】併設展示への出展のご案内
本文
【会社名】 【部署名】 【氏名】様 いつもお世話になっております。【自社名】の【自分の氏名】です。 【会期】に開かれる【学会名】の併設展示に出展いたします。 ・ブース：【小間番号】 ・展示内容：【製品名】と保守点検の支援サービス ご発表やご聴講の合間に、日頃のお困りごとをお聞かせいただければ幸いです。 なお、会場では規約により資料のご提供のみとなり、サンプルはお渡しできません。必要な資料は後日お送りします。 学会でお目にかかれるのを楽しみにしております。 ―――――――――― 【自社名】 【自部署名】 【自分の氏名】 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
JIRA公正取引推進委員会の説明では、入場カード引換券は主催者の指定封筒で渡し、社名や社印を入れないこととされています。自社が招待している形に見えないよう、来場登録は主催者の公式サイトに案内します。
既存の取引先には、新製品より「今お使いの機器の改善点」のほうが響きます。冒頭で日頃の利用に触れると、案内として読んでもらえます。
規約上、学会等の併設展示で形状見本は配布できません。先に伝えておくと当日の行き違いを防げます。
看護師や臨床工学技士は月単位の勤務表で動いています。翌月の勤務が決まる前に案内すると、来場を予定に入れてもらいやすくなります。
会期の1週間前
小間番号と来場登録の方法を短く再送する
会期の前日
来場予定と返信のあった方へ、当日の担当者名と連絡先を送る
会期の翌営業日
来場いただいた方にお礼、来られなかった方には展示資料を送る
ジンベイ GenLead
名刺と手書きのアンケートをブースで読み取り、当日中にお礼のメールとCRMへの登録までつなげます。展示会1回ごとのスポット利用で、設定はマーケティング担当者だけでできます。
当日フォローのやり方を見る業界の決まりは次の一次情報で確かめています（2026年10月31日時点）: 医療機器業公正競争規約の展示関連説明 2025年版｜JIRA公正取引推進委員会、薬機法（医薬品、医療機器等の品質、有効性及び安全性の確保等に関する法律）第66条・第68条｜e-Gov法令検索、特定電子メールの送信の適正化等に関する法律 第3条・第4条｜e-Gov法令検索