サンプル依頼には、送る前に用途と評価条件を確かめるメールが要ります。グレード・量・荷姿・届け先を確認し、SDSを渡す準備ができていることを伝えると、相手の受け入れ手続きが早く進みます。
送る時期
会期の翌営業日に送ります。サンプルは社内の出荷手続きやSDSの準備に日数がかかるため、確認事項を先に聞いて、発送までの時間を短くするためです。
【 】の中を書き換えてください。
件名
【展示会名】でのサンプルご依頼について（確認のお願い）
本文
【会社名】 【部署名】 【氏名】様 北陽ケミカルの佐藤です。 【展示会名】では、【候補グレード】のサンプルをご依頼いただき、ありがとうございました。 準備を進めるため、次の点を教えていただけますでしょうか。 1. ご用途（部材名・おおよその使用条件） 2. 必要量（例: 1kg、試験片10枚） 3. 評価の方法（成形方法・主な試験項目） 4. 送付先のご住所・ご担当者様・お電話番号 サンプルには、その時点の最新版のSDSを添付してお送りします。TDSは先にPDFで添付しました。 貴社で受け入れ時に必要な書類（成分の含有調査票など）があれば、あわせてお知らせください。 ―――――――――― 北陽ケミカル株式会社 機能材料営業部 佐藤 花子 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【候補グレード】TDSのご送付と、サンプル発送のご案内
本文
【会社名】 【氏名】様 【展示会名】では資料のご請求をいただき、ありがとうございました。北陽ケミカルの佐藤です。 ご依頼の【候補グレード】のTDSを添付します。 サンプルは【数量】を【発送予定日】に、名刺に記載のご住所宛てに発送する予定です。SDSを同梱します。 届け先が研究所など別の場所の場合は、【返信期限】までにお知らせください。 また、受け入れの際に含有化学物質の調査票などが必要でしたら、書式を添えてご連絡いただければ品質保証部門から回答します。 ―――――――――― 北陽ケミカル株式会社 機能材料営業部 佐藤 花子 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
件名
【製品名】サンプル発送にあたってのご確認
本文
【会社名】 【部署名】 【氏名】様 北陽ケミカルの佐藤です。【展示会名】では、【製品名】のサンプルをご依頼いただきありがとうございました。 本品は消防法上の危険物に該当するため、発送にあたって次の点をご確認ください。 ・輸送は危険物の取扱いができる運送会社を使い、到着まで【日数】ほどかかります ・容器は【容器（例: 500mL 金属缶）】でお送りします ・受け取りの際、保管場所と取扱いについて社内で確認いただけますでしょうか SDSを本メールに添付しました。受け入れ前に、保管・取扱いの項目をご確認ください。 受け取り可能な日時と、受け取りのご担当者様をお知らせいただければ、手配を進めます。 ―――――――――― 北陽ケミカル株式会社 機能材料営業部 佐藤 花子 TEL：【電話番号】 Mail：【メールアドレス】 ――――――――――
用途を聞かずに送ると、評価に合わないグレードや形状を送ってしまいます。用途と評価方法を聞くことで、相手の評価が一度で済みます。
労働安全衛生法 第57条の2では、通知対象物を譲渡・提供する者は、文書の交付などで相手方に必要な事項を通知することになっています。サンプルでも対象物ならSDSを渡します。
大手メーカーでは、サンプルの受け入れに含有化学物質の調査票などを求めることがあります。最初のメールで聞くと、到着後に評価が止まるのを防げます。
名刺の住所は本社でも、評価は研究所や工場で行うことがよくあります。届け先と受取担当を確かめると、サンプルが社内で行方不明になりません。
発送日
発送のお知らせと伝票番号、同梱物（SDS・TDS・ロット番号）を送ります。
到着から1週間後
無事に届いたか、評価に足りない情報がないかを確かめます。評価の予定時期を聞きます。
相手が伝えた評価期間の終わりごろ
結果の共有をお願いし、追加のグレードや配合の調整を提案できることを伝えます。
ジンベイ GenLead
名刺と手書きのアンケートをブースで読み取り、当日中にお礼のメールとCRMへの登録までつなげます。展示会1回ごとのスポット利用で、設定はマーケティング担当者だけでできます。
当日フォローのやり方を見る