物流・在庫
輸出入・通関書類管理
輸入 1 件につき別々に届くインボイス・パッキングリスト・B/L を突き合わせます。数量と個数は 1 でも違えば差異として残し、重量だけ 2% の許容差で吸収します。書類の食い違いを通関に出す前に見つけるためのアプリです。
- 対象部門
- 物流・配送・調達・購買
こんな課題に
輸入手配で船積書類を揃えている貿易事務
船積書類の受領から通関申告まで
インボイス・パッキングリスト・B/L が別々のタイミングでメールに届き、3 枚を並べて見比べるのに 1 件 30 分かかります。食い違いに気づかず通関に出すと差し戻され、船が着いてからだと保管料が出ます。
船が着く前に書類を揃えている通関・貿易事務
入港までに書類を揃え切る
3 種の書類が別々に届くため、いま何が足りないかが船積単位で見えません。B/L が届かないまま入港日を迎えると、保管料とデマレージが日ごとに積み上がります。
業務の流れ
納品時点で、この流れがそのまま動きます。AIの出力はすべて提案で、人が確定するまでデータは変わりません。手順も分岐も、貴社のやり方に合わせて組み替えます。
01船積書類の受領から通関申告まで
- 1AI読み取り
3 種の書類を受信箱にまとめて落とす
「船積書類の受信箱」フォルダに落とすと、自動仕分けが種別を判定してインボイス・パッキングリスト・B/L のそれぞれのレコードを作り、原本を添付します。判定できなかったものは捨てずに残るので、設定漏れに気づけます。急ぎの 1 件はインボイスの登録フォームからも出せます。
- 2AI照合
書類ごとに違う輸出者名を取引先に読み替える
B/L では法人格が落ち、船社は略称で書きます。候補から選んだ結果は輸出者名対応に貯まり、次に同じ表記が来たときは選ばなくても埋まります。
- 3突合
3 枚を 2 段の鎖で突き合わせる
インボイス ↔ パッキングリスト(数量・正味重量)、パッキングリスト ↔ B/L(個数・総重量)の順に突合します。重量は 2% まで許容し、数量と個数は 1 でも違えば差異として残します。
- 4承認フロー
船積単位で整合状態を見て申告を申請する
船積の一覧に「整合状態」が 1 列で出ます(書類待ち / 要確認 / 整合)。梱包時の数量変更・パレット重量の含み違いなど原因を選んで申請すると、食い違いのあるもの・HSコードが未確定のものは通関担当の承認が必須になります。
- 5承認フロー
通関担当が承認する
承認で状態が「申告準備」に、差戻しは「差異確認中」に戻ります。
- 6外部連携
乙仲へ連携し、入港前に書類を揃える
承認をきっかけにワークフローが通関業者へ送ります。B/L の届いていない船積は入港予定日の近い順に督促の対象として残ります。
02入港までに書類を揃え切る
- 1入力フォーム
届いた書類をその場で船積に紐づける
「インボイスの登録」フォームから入れます。船積単位でまとまるので、あとからメールを遡らずに済みます。
- 2一覧・ボード
入港前に足りないものを出す
「B/L待ちの船積」「入港予定」「確認が要る船積」「HSコードが未確定」で、間に合わない船積が先に見えます。
- 3自動化
書類の未着を毎日督促する
書類の未着が毎日通知され、3 枚の食い違いが出たらその場で担当へ届きます。入港日に慌てなくなります。
- 4レポート
毎回ずれる取引先を特定する
「差異の原因別の件数」「PL突合の結果」「B/L突合の結果」「取引先別のインボイス金額」で、書類の作り方に癖のある取引先が分かります。
- 5検索
問い合わせに船積番号で答える
横断検索で船積・インボイス・パッキングリスト・B/L・取引先を引けます。乙仲や税関からの照会にその場で答えられます。
機能一覧
納品時点で含まれるものです。項目の追加や分岐の変更は、稼働後もその場で反映します。
- 管理するデータ6
- 取引先（10項目）輸出者名対応（8項目）船積（19項目）インボイス（24項目）パッキングリスト（18項目）B/L（18項目）
- 一覧・ボード9
- 確認が要る船積船積一覧PLと差があるインボイスHSコードが未確定申告前のインボイスB/Lと差があるパッキングリストB/L待ちの船積入港予定取引中の輸出者
- ダッシュボード1
- 船積書類ダッシュボード
- レポート9
- 船積の整合状態PL突合の結果取引先別のインボイス金額差異の原因別の件数状態別の船積件数建値別の件数B/L突合の結果陸揚港別の個数国別の取引先数
- 入力フォーム1
- インボイスの登録（書類のAI読み取り）
- 承認フロー1
- 通関申告の承認
- 自動化5
- パッキングリストが届いたら突合するB/Lが届いたら突合する書類の食い違いを通知承認された申告を乙仲へ連携書類の未着を督促
- 突合2
- インボイスとパッキングリストの突合パッキングリストとB/Lの突合
- 外部連携1
- 通関業者連携(申告依頼)
どの製品にも標準で備わる統制
権限管理
部署・役割ごとの権限と、項目単位のアクセス制御
監査ログ
誰がいつ何を変えたかを、約50種類の操作について記録
SSO・IP制限
SAML SSO と IPアドレス制限を標準装備
ISO/IEC 27001
ISMS認証取得（登録番号 ISR029）。チェックシートにも対応
貴社の書式と手順で、この製品を組み上げてお見せします。
