審査・契約・法務
資格・許認可・安全書類の期限管理
会社の許認可、社員の資格・免許、現場へ出す安全書類の期限を1つのアプリで追います。期限の90日前と30日前に本人と上長へ知らせ、期限切れの資格で現場に配置していないかを有資格者一覧と同じデータで確かめられます。資格者証や許可証は写真から読み取って登録できます。
- 対象部門
- 法務・審査・人事
こんな課題に
社員の資格と免許の期限を管理している総務・安全管理課
資格・免許の期限切れを出さない
資格者証の写しと期限を Excel で持っていて、更新の案内は本人任せです。運転免許や監理技術者資格者証が切れたことに、元請の書類チェックで初めて気づきます。
許認可の更新と元請への安全書類を担当している総務・工事部の書類担当
許可の更新と現場の書類を間に合わせる
5年に1度の許可更新は前回の担当者の記憶頼りで、決算変更届の出し忘れに更新の直前で気づきます。安全書類は差戻しのたびに現場から電話が来て、誰が入場できないのか分かりません。
業務の流れ
AIの出力はすべて提案で、人が確定するまでデータは変わりません。
01資格・免許の期限切れを出さない
- 1AI読み取り
資格者証を写真から登録する
フォーム「資格者証の登録」で修了証や免許証を撮ると、名称・証番号・取得日・有効期限が入ります。
- 2AI照合
氏名の表記ゆれから社員を確定する
修了証の氏名が「髙橋」のように社員台帳と違う字で書かれていても、候補から社員を選べます。
- 3自動化
期限の90日前と30日前に本人と上長へ知らせる
定期実行が期限の近い資格を拾い、本人と上長へ通知します。通知を済ませた段階を記録するので、同じ通知が毎日届くことはありません。
- 4承認フロー
講習の受講を申請して承認を通す
受講申請は上長が承認し、費用が10万円以上のものは総務部長の決裁が付きます。承認で状態が承認済になります。
- 5自動化
取得した資格を台帳へ登録する
受講申請を取得済にすると、資格・免許のレコードが作られます。証番号と写しを足せば登録が終わります。
- 6一覧・ボード
期限切れの資格を一覧でつぶす
「期限切れの資格」「更新講習の期限が近い資格」で、現場から外すべき人と手配が遅れている講習が分かります。
02許可の更新と現場の書類を間に合わせる
- 1AI読み取り
許可証から許可番号と満了日を読み取る
許認可のレコードに許可証を添付して読み取ると、許可番号・許可年月日・満了日・許可業種が入ります。
- 2自動化
満了日から逆算して更新の準備を始める
満了日の180日前になった許可は状態が更新準備中になり、担当へ通知されます。着手日を入れると、準備期間に対して間に合う着手だったかが判定されます。
- 3レポート
資格の確認が要る配置を見つける
現場に配置した有資格者の証番号・有効期限・状態は資格台帳から引かれます。期限切れや更新手続中の資格で配置している行がレポートに出ます。
- 4帳票PDF
有資格者一覧表を出して元請へ提出する
現場のレコードから、配置する有資格者と証番号・有効期限を並べた一覧表を PDF で出せます。
- 5自動化
安全書類の提出期限と差戻しを追う
提出期限が3日以内の書類と、差し戻された書類は作成担当へ通知されます。差戻しの理由と回数が残るので、手戻りの多い書類が分かります。
- 6検索
許可番号・証番号で書類を引く
許可番号・証番号で横断検索すると、許可証や資格者証の登録内容がすぐ出てきます。
機能一覧
納品時点で含まれるもので、稼働後の追加や変更もその場で反映します。
- 管理するデータ6
- 社員（19項目）資格・免許（15項目）許認可（20項目）現場（15項目）安全書類（13項目）受講申請（16項目）
- 一覧・ボード16
- 期限が近い資格期限切れの資格更新講習の期限が近い資格資格の期限カレンダー［カレンダー］写しの確認が済んでいない資格保有資格一覧許認可の一覧更新準備に入る許認可ほか8件
- ダッシュボード1
- 期限管理ダッシュボード
- レポート14
- 期限切れの資格一覧90日以内に期限を迎える資格更新講習の期限を過ぎた資格資格の種類別の保有者数区分別の資格件数月別の期限到来件数更新準備に入る許認可一覧状態別の許認可件数ほか6件
- 入力フォーム2
- 資格者証の登録（書類のAI読み取り・カメラ撮影）資格取得の受講申請
- 承認フロー1
- 受講申請の承認
- 自動化10
- 資格の期限90日前に本人と上長へ通知資格の期限30日前に本人と上長へ通知期限切れの資格を失効扱いにする更新した資格の通知状態を戻す更新講習の期限が近い資格を通知許認可の更新準備を知らせる定期報告の期限を知らせる提出期限が近い安全書類を督促ほか2件
- 帳票PDF1
- 有資格者一覧表
貴社の書式と手順で、この製品を組み上げてお見せします。
よくある質問
- 資格・許認可・安全書類の期限管理では、何を管理できますか？
- 社員（19項目）、資格・免許（15項目）、許認可（20項目）、現場（15項目）、安全書類（13項目）、受講申請（16項目）を管理します。一覧は「期限が近い資格」「期限切れの資格」「更新講習の期限が近い資格」など16件を用意しています。項目や一覧は、貴社の業務に合わせて変えてお渡しします。
- 承認フローは付いていますか？
- 付いています。「受講申請の承認」を含み、承認者や条件は貴社の決裁ルールに合わせて設定します。
- 帳票をPDFで出力できますか？
- できます。「有資格者一覧表」を、登録したデータからそのままPDFで出力します。様式は貴社の書式に合わせます。
資格・許認可・安全書類の期限管理を、貴社の手順のままで。
いまお使いの書類やExcelをお持ちください。デモの場で、貴社の業務に合わせて組み上げてお見せします。
ご利用いただいている企業・団体（一部）
