こんな課題に
数十拠点の法定点検を回している設備保全・施設管理の担当者
点検報告書の受領から是正まで
協力会社から届く点検報告書の様式がバラバラで、指摘事項を Excel に転記しています。次回予定日の管理が漏れ、法定期限を過ぎてから気づくことがあります。
数十拠点の法定点検の年間計画を組んでいる施設管理
年間の点検計画と報告書の回収
点検の予定日と法定期限が拠点ごとの Excel に散っていて、次にどこの点検が来るかが月初にしか分かりません。協力会社から報告書が届かないまま次の点検月になることもあります。
業務の流れ
納品時点で、この流れがそのまま動きます。AIの出力はすべて提案で、人が確定するまでデータは変わりません。手順も分岐も、貴社のやり方に合わせて組み替えます。
01点検報告書の受領から是正まで
- 1AI読み取り
点検報告書 PDF を読み取って点検実績にする
点検報告書の登録フォームに PDF を添付すると、実施日・点検者名・結果・指摘件数・次回予定日が入ります。
- 2AI照合
報告書の施設名を施設マスタに照合する
報告書の施設名対応に貯めた表記は自動で埋まり、台帳に無い表記だけが候補付きの照合待ちで残ります。点検種別・協力会社も同じ仕組みで確定します。
- 3承認フロー
指摘を起票し、是正の完了を申請する
結果が「要是正」の報告書からは、点検・施設・発見日が入った指摘が自動で起票されます。重要度が「緊急」「高(法令違反のおそれ)」の指摘、または見積 50 万円以上は管理責任者の承認が必須になります。
- 4承認フロー
管理責任者が承認する
承認で指摘の対応状況が「是正完了」に、差戻しは「未着手」に戻ります。
- 5外部連携
是正工事を発注へ連携し、次回点検と報告書を追う
承認をきっかけにワークフローが工事管理システムへ送ります。実施予定日の超過・報告書の未回収・是正期限の超過は、それぞれのアラートで督促されます。
02年間の点検計画と報告書の回収
- 1一覧・ボード
点検カレンダーで年間の予定を見る
「点検カレンダー」で実施予定日が月ごとに並びます。次回予定日が近い順の一覧と、進行状況のボードも用意してあります。
- 2自動化
実施予定日の超過を毎朝拾う
毎朝 9 時に、予定日を過ぎても実施されていない点検が担当へ通知されます。
- 3入力フォーム
協力会社が点検結果を登録する
「点検報告書の登録」フォームから結果を登録します。報告書 PDF を添付すると実施日・点検者名・結果が読み取られます。
- 4レポート
未回収の報告書を追う
「報告書の未回収」で、実施済みなのに報告書が届いていない点検が出ます。毎週月曜の通知でも督促されます。
- 5帳票PDF
行政提出用の点検報告書を出す
点検実績から報告書を帳票で出します。提出先は点検種別に持たせてあるので、どこへ出すかを探し直さずに済みます。
機能一覧
納品時点で含まれるものです。項目の追加や分岐の変更は、稼働後もその場で反映します。
- 管理するデータ6
- 施設（14項目）点検種別（11項目）協力会社（9項目）報告書の施設名対応（9項目）点検実績（18項目）指摘事項（16項目）
- 一覧・ボード10
- 点検カレンダー［カレンダー］期限超過の点検報告書の未回収点検の進行状況(ボード)［カンバン］次回予定日が近い順未是正の指摘重大な指摘是正の進行状況(ボード)［カンバン］管理中の施設法定点検の一覧
- ダッシュボード2
- 点検ダッシュボード指摘・是正の管理
- レポート12
- 月別の点検実施件数ステータス別の点検件数施設別の点検実施件数協力会社別の実施件数点検結果の内訳期限超過の点検報告書の未回収重要度別の指摘件数是正状況の内訳施設別の是正見積金額未是正の指摘一覧重大な未是正の指摘
- 入力フォーム1
- 点検報告書の登録（書類のAI読み取り）
- 承認フロー1
- 是正完了の承認
- 自動化6
- 要是正の報告書から指摘を起票承認された是正工事を発注へ連携実施予定日の超過アラート報告書の未回収アラート重大な指摘の通知是正期限の超過アラート
- 帳票PDF1
- 点検報告書
- 外部連携1
- 工事管理システム連携(是正発注)
どの製品にも標準で備わる統制
権限管理
部署・役割ごとの権限と、項目単位のアクセス制御
監査ログ
誰がいつ何を変えたかを、約50種類の操作について記録
SSO・IP制限
SAML SSO と IPアドレス制限を標準装備
ISO/IEC 27001
ISMS認証取得（登録番号 ISR029）。チェックシートにも対応
貴社の書式と手順で、この製品を組み上げてお見せします。
