展示会リード管理 ジンベイ GenLead/リードの名寄せ・重複統合
展示会リードの名寄せ・重複統合｜名刺・主催者データ・CRMの重複を、取り込む前に防ぐ
展示会リードの名寄せとは、名刺・主催者のバーコードデータ・既存のCRMに分かれて入った同じ人の記録を、1件にまとめることです。展示会では、同じ来場者を複数のスタッフが受けたり、バッジと名刺の両方で記録したりするため、重複が起きやすくなります。重複したままフォローすると、同じ人に二重にメールを送ったり、商談中の相手に初めての挨拶を送ったりしてしまいます。取り込む前に重複を防ぐ方法をまとめました。
リードの名寄せ・重複統合でよくある課題
同じ人が、名刺とバッジの両方で入る
主催者のバーコードデータと名刺のデータを別々に取り込むと、同じ来場者が2件になります。バッジは来場登録時の情報、名刺はいまの部署・役職なので、内容が食い違うこともあります。
表記ゆれで、CRMが同じ人だと判断できない
「株式会社」と「(株)」、全角と半角、会社のメールアドレスと個人のメールアドレス。CRMは決まったキーで重複を判定するため、キーが違えば別の人として登録されます。
既存顧客に、新規の挨拶を送ってしまう
展示会のリストを新規リードとして一斉にフォローすると、取引中の相手にも初めての挨拶メールが届きます。担当の営業の信頼を損ねる原因になります。
ジンベイ GenLeadなら、リードの名寄せ・重複統合をこう変えられる
ジンベイ GenLeadでできること
リードの名寄せ・重複統合におけるジンベイ GenLeadの強み
ブースの時点で、既存の相手に気づける
名刺を撮影すると、CRMの既存の相手を照合して過去の商談を表示します。既存顧客や商談中の相手は、その場で担当の営業に回せます。
重複のもとを、入口で減らす
名刺とヒアリングシートを同じ1件で登録し、同席者は同じ会社にまとめます。あとから名刺とアンケートを照合して1件にする作業がありません。
重複の判定は、CRMのルールに揃える
連携したリードは、HubSpot・Salesforce側の重複判定の対象になります。判定のルールをCRMの1か所にまとめられるので、ツールごとに別のルールを持たずに済みます。
名寄せをするタイミング、3つの選択肢
重複は、どこかの時点で必ず誰かが見つけて揃えることになります。違いが出るのは、気づく時期と、フォローを始められる時期です。
| 比較項目 | CRMに取り込んでから | Excelで取り込む前に | ブースで登録するとき（ジンベイ GenLead） |
|---|---|---|---|
| 重複に気づく時期 | 取り込んだあと。重複の候補を見て統合します | 取り込む前。並べ替えと目視で探します | 名刺を撮影したその場で、既存の相手が分かります |
| 手間 | CRMの重複管理の画面で、1組ずつ確かめます | 件数が多いと、照合に時間がかかります | ブースで撮影するだけです |
| 既存顧客へのフォロー | 統合が終わる前に一斉フォローすると、新規向けのメールが届くことがあります | 照合が済むまで、フォローを始められません | 既存顧客や商談中の相手は、その場で担当の営業に回せます |
| 向いている場面 | 件数が少なく、フォローを急がない展示会 | 主催者のデータなど、ほかの経路のリストもまとめるとき | ブースで商談になった相手を、当日から追うとき |
取り込む前に決めておく、名寄せの5つのルール
名寄せは、取り込んでから直すより、取り込む前にルールを決めておくほうが確実です。展示会のたびに迷わないよう、次の5つを社内で決めておきます。
011つ目のキーは、メールアドレスにする
HubSpotは、コンタクトをメールアドレスで重複判定します。メールアドレスの無い行は、取り込むたびに新しいコンタクトとして作られます。メールアドレスの無い名刺は、別に確かめる対象として分けておきます。
02会社名の表記を、取り込む前に揃える
「株式会社」「(株)」「㈱」、全角と半角、前株と後株。会社名は表記がばらつきやすいので、正式な名称に揃えてから取り込みます。HubSpotは会社をドメイン名で重複判定します。
03どちらの情報を残すかを決めておく
バッジの情報と名刺の情報が食い違ったら、新しい名刺の部署・役職を優先する、といった順位を決めます。毎回担当者が判断すると、結果が人によって変わります。
04展示会での接点は、上書きせずに足す
同じ人が別の展示会にも来ることがあります。「どの展示会で、誰と、何を話したか」は既存の記録を上書きせず、活動として足していくと、過去の接点が消えません。
05迷う組み合わせは、統合しない
HubSpotでは、統合したレコードを元に戻せません。同姓同名や、会社は同じでも部署が違う相手など、迷う組み合わせは統合せず、確認待ちとして残します。
リードの名寄せ・重複統合に関するよくある質問
展示会リードの名寄せとは何ですか？
名刺・主催者のバーコードデータ・既存のCRMに分かれて入った同じ人の記録を、1件にまとめることです。重複したままだと、同じ人に二重に連絡したり、既存顧客に新規の挨拶を送ったりする原因になります。
HubSpotは、何で重複を判定しますか？
HubSpotの公式ヘルプでは、コンタクトはメールアドレス、会社はドメイン名で自動的に重複を判定するとされています。メールアドレスの無い行を取り込むと、新しいコンタクトとして作られます。
Salesforceでは、重複をどう防ぎますか？
Salesforceには、リードや取引先責任者の重複を見つける標準の重複ルールと一致ルールがあります。既定では、重複の可能性があると警告を出したうえで作成を許可します。作成を止める設定にもできます。
主催者のバーコードデータと名刺は、どちらを残せばいいですか？
どちらかを捨てるのではなく、1件にまとめます。バーコードデータは来場登録時の情報、名刺はいまの部署・役職です。食い違ったら名刺を優先するなど、順位を決めておくと迷いません。
ジンベイ GenLeadは、名寄せまで自動でしてくれますか？
名刺を撮影した時点でHubSpot・Salesforceの既存の相手を照合し、ブースで気づけるようにします。連携したリードはCRM側の重複判定の対象になり、ほかの経路のリストとの統合もCRMのルールで行う形です。
同じ会社から複数人が来場しました。
最大4枚の名刺を同時に読み取り、同席者として同じ会社にまとめて登録できます。決裁者と現場の担当者が一緒に来場された場合も、別々の会社として登録されることはありません。
出典
最終更新：
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