展示会リード管理 GenLead/バーコードリーダー運用
展示会のバーコードリーダーと名刺｜使い分けと、会期中にフォローを始める作り方
多くの展示会では、主催者が来場者バッジのバーコードリーダーを貸し出しています。来場者に名刺を出してもらう必要がなく、数を集めるには有効な手段です。一方で、専用端末を借りる貸出リーダー型では、読み取ったデータが出展社に届くのは会期終了後になることが多く、展示会によっては1〜2週間かかることがあります。主催者がスマートフォン用のリード獲得アプリを用意していて、会期中からデータを確認できる展示会もあります。どちらの場合も、バッジから取れるのは来場登録の情報です。リーダーで数を押さえながら、商談につながる相手だけは会期中に動かせる状態にしておく。その組み合わせ方を整理します。
バーコードリーダー運用でよくある課題
貸出リーダー型は、データが届くのが会期後になる
専用端末を借りる貸出リーダー型では、主催者からのデータ送付が会期終了後になることが多く、展示会によっては1〜2週間かかることがあります。届いた頃には来場者側の記憶からブースでの会話は薄れています。
「誰と何を話したか」が残らない
バーコードから取れるのは来場登録の情報です。会期中にデータを見られるアプリ型でも、これは変わりません。ブースで聞いた課題感や検討時期が残らなければ、リストは全員が同じ温度に見えてしまいます。
取得した連絡先をどう扱うか迷う
名刺交換と違い、来場者が自社に連絡先を渡した認識を持っているとは限りません。そのまま連絡してよいかの判断がつかず、リストが寝たままになります。
GenLeadなら、バーコードリーダー運用をこう変えられる
GenLeadでできること
バーコードリーダー運用におけるGenLeadの強み
会期中に、フォローできる状態まで到達する
GenLeadで受けたリードは当日中にCRMへ同期されます。主催者からのデータを待っている間も、CSVの取り込み作業をしなくても、ブースで話した相手にはお礼メールとアポ打診を始められます。
リーダーが取りこぼす「会話」を埋める
バーコードが持っているのは来場登録の情報だけです。GenLeadは名刺・ヒアリングシートの回答・接客中の会話を同じリードに載せるため、温度感の高い相手から着手できます。
併用しても運用は増えない
リーダーはノベルティ配布や資料請求の受付に、GenLeadはブースで商談になった相手に。役割を分けるだけで使い分けられます。展示会単位で契約できるため、出展する回のぶんだけご利用いただけます。
貸出リーダー・主催者アプリ・名刺の違い
主催者が用意する手段には、専用端末を借りる型と、スマートフォンのアプリを使う型があります。仕様は展示会ごとに違うため、下の表は目安としてご覧ください。
| 比較項目 | 貸出バーコードリーダー | 主催者のリード獲得アプリ | 名刺＋ヒアリングシート（GenLead） |
|---|---|---|---|
| データを見られる時期 | 会期後の納品が多く、1〜2週間かかることがあります | 会期中から確認できることがあります | その場でデータになり、当日中にCRMへ入ります |
| 取れる情報 | 来場登録時の情報 | 来場登録時の情報と、評価・メモ | 名刺の情報、ヒアリングの回答、接客中の会話 |
| CRMへの入り方 | 納品データを取り込みます | レポートを書き出して取り込みます | HubSpot・Salesforceへ自動で連携します |
| 向いている場面 | ノベルティ配布や資料請求の受付 | 立ち寄った来場者を数多く記録する | ブースで商談になった相手 |
リーダーを使う前に、主催者へ確認しておくこと
バーコードリーダーの仕様は展示会ごとに違います。出展申込のタイミングで次の5点を確認しておくと、会期後に「思っていたデータと違う」となるのを防げます。
01データの納品時期
貸出リーダー型か、スマートフォンのアプリ型か。貸出リーダー型は会期終了後の納品が多く、展示会によっては1〜2週間かかることがあります。アプリ型は会期中から確認できることがあります。フォローの計画はこの日付から逆算するため、最初に押さえておきます。
02取得できる項目
氏名・会社名までの展示会もあれば、メールアドレスや電話番号まで含まれる展示会もあります。メールアドレスが含まれなければ、そもそもメールでのフォローはできません。
03会期中に速報が見られるか
リアルタイムまたは日次で読み取り件数やリストを確認できる主催者もあります。見られるなら、初日の結果を踏まえて2日目の声かけを変えられます。
04取得したデータへの連絡の可否
来場者がどこまで同意したうえでバッジを読み取らせているかは、主催者の来場登録規約によります。連絡してよい範囲と条件を、規約の文面で確認してください。
05貸出台数と費用
台数に上限がある展示会が多く、ブースのスタッフ数に対して足りないことがあります。アプリ型でも、2台目以降の端末や読み取り件数に費用がかかる場合があります。追加の可否と費用をあわせて確認しておきます。
バーコードリーダー運用に関するよくある質問
バーコードリーダーだけでは足りませんか？
出展の目的によります。ノベルティ配布や資料請求の受付のように、数を押さえることが目的であれば有効な手段です。一方でリーダーから取れるのは来場登録の情報だけで、貸出リーダー型ではデータが届くのも会期後になりがちです。商談につながる相手を取りこぼさないために、ブースで話した相手だけでも会期中にデータ化しておく運用をおすすめします。
主催者がリード獲得アプリを提供している展示会でも、名刺は必要ですか？
主催者によっては、出展社のスマートフォンで来場者バッジを読み取るアプリを提供しています。たとえばRX Japanの展示会では出展社向けのリード獲得アプリ（RX Lead Manager、旧称Emperia）が案内されており、会期中からリードのレポートを取得できるとされています。ただし取れるのは来場登録時の情報で、名刺にある最新の部署・役職や、手書きのヒアリングシートの回答は対象外です。数はアプリで、商談につながる相手は名刺とヒアリングシートで、と役割を分ける併用をおすすめします。仕様や費用は年度によって変わるため、出展社マニュアルでご確認ください。
主催者から届いたデータはGenLeadに取り込めますか？
納品されるデータの形式は展示会ごとに異なるため、取り込みの可否は形式によります。GenLeadで受けたリードはHubSpot・Salesforceへ当日中に同期され、CSVでの書き出しにも対応しているため、主催者からのデータが届いた時点でCRM側に集約する進め方が一般的です。具体的な設計はお打ち合わせの際にご相談ください。
リーダーで取得した連絡先に、そのままメールを送ってもいいですか？
来場者がバッジの読み取りに際してどこまで同意しているかは、主催者の来場登録規約によって異なります。まず規約の文面をご確認ください。ブースで名刺を交換した相手やアンケートにご回答いただいた相手は、取得の経緯が明確なぶん扱いやすくなります。GenLeadはその名刺とアンケートを当日中にデータ化します。
リーダーと名刺を両方使うと、同じ人が二重に登録されませんか？
GenLeadから連携したリードは、HubSpot・Salesforce側の重複判定の対象になります。主催者からのデータを後でCRMへ取り込む場合も、同じくCRM側で名寄せする形になります。GenLead内でも、同席者を一括登録する際に同じ会社のリードとして紐付けられます。
小規模な出展でも使えますか？
使えます。ライトプランは〜300名規模の展示会向けで15万円〜、年間契約は不要です。年に1〜2回の出展でも、出展する回のぶんだけご利用いただけます。