展示会リード管理 ジンベイ GenLead/ブースの役割分担
展示会ブースの運営と役割分担｜呼び込み・説明員・商談の分け方と、応援スタッフに渡す準備
展示会ブースの運営では、来場者を呼び込む人、製品を説明する人、商談を進める人の役割を分けると、接客の質と記録の量を両立しやすくなります。応援で当日だけブースに立つ社員も多いため、誰が何を記録するかを会期前に決めておくことが大切です。
ブースの役割分担でよくある課題
全員が全部をやろうとして、記録が抜ける
呼び込みも説明も商談も同じ人がすると、混んだ時間帯に名刺の受け取りやメモが追いつかなくなります。
応援スタッフに、聞くことが伝わっていない
当日だけ立つ社員は、何を聞いて何を残せばいいかを知らないまま接客することがあります。ヒアリングの中身が人によって変わります。
ブースの状況が、全員に見えていない
名刺がどれだけ集まったか、商談がいくつ決まったかが分からないと、人の配置を変えるきっかけがありません。
ジンベイ GenLeadなら、ブースの役割分担をこう変えられる
ジンベイ GenLeadでできること
ブースの役割分担におけるジンベイ GenLeadの強み
応援の社員にも、教えることが少ない
名刺を撮る、話す、予約する。ブースでの操作はこの3つなので、当日だけ立つ人にも短い説明で渡せます。
誰が受けても、同じ項目が残る
ヒアリング項目を決めておけば、接客した人が違っても同じ項目で記録されます。会話は書き起こされ、項目へ振り分けられます。
1時間ごとの数字で、配置を変える
名刺の数や商談予約の数を1時間ごとに通知します。株式会社Leaner Technologiesでは、ブースをコンパニオン・ミドル・社員で分業し、1時間ごとのKPIをSlackで共有しています。
ブースの役割ごとの仕事と、残す情報
3つの役割に分けた例です。株式会社Leaner Technologiesの公開事例では、コンパニオン・ミドル・社員で分業しています。人数が少ないブースでは、1人が2つの役割を兼ねても構いません。
| 比較項目 | 主な仕事 | 残す情報 | ジンベイ GenLeadで使う機能 |
|---|---|---|---|
| 呼び込み（コンパニオンなど） | 通路の来場者に声をかけ、ブースへ案内します | 名刺またはバッジ。関心のある製品 | 名刺の撮影（最大4枚同時） |
| 説明員（一次の接客） | 製品を説明し、課題や時期を聞きます。見込みの高い相手を商談の担当へつなぎます | ヒアリングの回答、ランク、話した内容 | ヒアリング項目への入力、会話の書き起こし |
| 商談の担当（営業・社員） | 深い相談に乗り、次の打ち合わせを決めます。既存のお客様の対応もします | 次の打ち合わせの日時、約束したこと | CRMの過去の商談の表示、その場の商談予約 |
| ブースの責任者 | 数字を見て、人の配置や休憩を回します | 時間帯ごとの名刺の数・商談予約の数 | 1時間ごとのKPIの通知、ダッシュボード |
応援スタッフに、会期前に渡しておくこと
当日だけブースに立つ人には、紙1枚に収まる量で、次のことを渡しておきます。
01自分の役割と、立つ時間
呼び込み・説明員・商談のどれを担当するか、何時から何時までか。休憩の交代相手も書きます。
02聞く項目と、その順番
ヒアリングで必ず聞く項目を3〜5つに絞って渡します。全部を覚えてもらうより、必ず聞く項目を決めるほうが記録がそろいます。
03ランクの付け方
どんな相手をS・A・B・Cにするかの基準。迷ったら1つ下のランクにする、などの決まりもあると迷いません。
04商談の担当へつなぐ合図
どんな相手なら商談の担当を呼ぶか、呼び方はどうするか。既存のお客様が来たときの対応も決めておきます。
05記録のしかた
名刺の撮り方、同席者がいるときの扱い、話した内容の残し方。ツールを使うなら、会期前に1回触ってもらいます。
06言ってはいけないこと
値引きの約束、未発表の機能、他社の話など、ブースで話さないことを決めておきます。
ブースの役割分担に関するよくある質問
展示会ブースのスタッフは、どう役割を分ければいいですか？
呼び込み、説明員（一次の接客）、商談の担当の3つに分けるのが基本です。人数が少なければ、1人が2つを兼ねても構いません。
応援の社員に、何を教えておけばいいですか？
自分の役割と時間、必ず聞く項目、ランクの付け方、商談の担当へつなぐ合図です。紙1枚に収まる量にすると、当日に見返せます。
説明員が聞いた内容を、どう残せばいいですか？
ヒアリングシートの項目にそって残し、名刺と同じ1件にまとめます。ジンベイ GenLeadなら接客中の会話を書き起こし、ヒアリング項目へ振り分けます。
ブースが混んでいるときに、記録を漏らさない方法は？
役割を分け、記録の操作を少なくすることです。ジンベイ GenLeadは名刺を最大4枚まで同時に読み取れるので、複数人で来場された場合もまとめて記録できます。
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