算定基礎届（控え）の保存期間
別の呼び方: 被保険者報酬月額算定基礎届・定時決定の届出・標準報酬月額決定通知書
- 保存期間
- 2年
- いつから数えるか
- その書類の完結の日から
- 電子データでの保存
- 可
毎年7月に出す算定基礎届の控えと、日本年金機構から届く標準報酬月額の決定通知書は、完結の日から2年間保存します。2年分あれば、前年と今年の標準報酬を比べて確かめられます。
根拠の法令
電子データで残すとき
健康保険・厚生年金保険の書類の保存は、e-文書法と厚生労働省の省令（平成17年厚生労働省令第44号）の対象で、電子データやスキャナで読み取った画像で残せます。電子申請（e-Gov など）で出した場合は、申請データと到達・受付の記録をそのまま保存すれば足ります。必要なときにすぐ表示・印刷できることが条件です。電子帳簿保存法の対象ではありません。
迷いやすい点
7月1日から10日までに出す
7月1日に使用している被保険者について、4月から6月の報酬をもとに、7月10日までに届け出ます（健康保険法施行規則第25条、厚生年金保険法施行規則第18条）。70歳以上で厚生年金保険の被保険者でない人も、厚生年金保険の届に含めます。
計算の元にした賃金台帳を確かめられるようにする
算定基礎届の報酬は賃金台帳から転記します。年金事務所の調査では、届の額と賃金台帳の一致を確認されることがあるため、対応する月の賃金台帳の保管場所を控えに書いておきます。
毎年出すので、古い年から順に捨てる
毎年1回出す届なので、2年を過ぎた年の分から廃棄していけます。年度ごとに1つのファイルにすると、捨てる時期がはっきりします。
捨ててよい時期
完結の日から2年を過ぎた年の分は廃棄できます。保険料の誤りを確かめる問い合わせが来ていないか確認してから処分します。
残し方のコツ
- 年度ごとに、算定基礎届の控え・総括表（あれば）・決定通知書をまとめる
- 電子申請なら、提出データと決定通知の公文書を同じフォルダに保存する
- 7月の提出前に前年の決定通知と見比べ、大きな差がある人を確かめる
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ジンベイ GenApp を見るよくある質問
- 算定基礎届（控え）の保存期間は何年ですか？
- 2年です。その書類の完結の日から数えます。
- 月額変更届を出した人も算定基礎届に含めますか？
- 7月から9月に月額変更をする人などは、算定基礎届の対象から外れます。外した理由を控えにメモしておきます。
- 決定通知書を受け取ったら何をしますか？
- 被保険者に決定内容を知らせ、9月分の保険料から新しい額で計算します。
- 健康保険組合の場合も同じ時期ですか？
- 提出期限は同じです。提出先が健康保険組合と日本年金機構に分かれることがあります。
2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、nenkin.go.jp、laws.e-gov.go.jp