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税務・会計確認日

電子取引データ（メール・Webで受け取った請求書・領収書など）の保存期間

別の呼び方: 電子取引・電子取引データの保存・電帳法 電子取引・PDFの請求書

保存期間
紙で受け取った場合と同じ期間（法人は7年、欠損金が生じた事業年度は10年）
いつから数えるか
紙で受け取った（送った）場合に書類を保存すべき期間と同じ起算日から
電子データでの保存
可

メールやWeb、EDI、電子契約サービスで受け取った・送った請求書や領収書などのデータは、電子帳簿保存法第7条により、紙の場合と同じ期間（法人は原則7年）データのまま保存します。印刷した紙だけでは保存したことになりません。

根拠の法令

電子データで残すとき

データの保存が義務です。改ざん防止の措置（タイムスタンプ、訂正削除の記録が残るシステム、事務処理規程のいずれか）と、取引年月日・金額・取引先で検索できる状態が必要です。基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者などで、税務職員のダウンロードの求めに応じられる場合は、検索の要件が不要です（同規則第4条第1項）。

迷いやすい点

何が電子取引か

電子帳簿保存法第2条第5号では、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書などに通常書かれる情報を電子的にやり取りする取引をいいます。メールのPDF添付、Webサイトからのダウンロード、EDI、電子契約、クラウドの請求書サービスなどが含まれます。

要件どおりに保存できないとき

令和6年1月1日以後の取引は、要件どおりの保存ができないことに相当の理由があると税務署長が認め、税務職員の求めに応じてデータと出力した書面を出せる場合は、要件にかかわらずデータの保存ができる措置があります（同規則第4条第3項）。出力した書面だけの保存は認められていません。

消費税だけなら紙でもよい場合

仕入税額控除のために保存する電子インボイスは、消費税法施行規則第15条の5第2項により出力した書面での保存も認められています。ただし法人税・所得税の保存義務者は電子帳簿保存法第7条でデータ保存が必要なので、結局データで残すことになります。

保存期間

電子帳簿保存法施行規則第4条第1項は、書面で受け取った（送った）場合に保存すべき期間・場所に保存するとしています。法人の取引書類なら7年（欠損金の年度は10年）です。

捨ててよい時期

紙の書類と同じく、取引の事業年度の申告期限の翌日から7年（欠損金の年度は10年）が過ぎてから削除します。削除の前に、税務調査や係争がないか確認します。

残し方のコツ

  • 「20260415_東和精工_110000.pdf」のように取引年月日・取引先・金額をファイル名に入れる
  • ファイル名で管理しない場合は、索引簿（Excelの一覧）を作る
  • 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を作り、保存場所と担当者を決める
  • メールの受信箱に置いたままにせず、決めたフォルダやシステムに移す

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紙の書類を読み取って、検索できるデータに

請求書・領収書・納品書などを読み取り、取引日・金額・取引先で検索できるデータにします。電子帳簿保存法のスキャナ保存に使う場合は、タイムスタンプや事務処理規程などの要件もあわせて整えてください。

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よくある質問

電子取引データ（メール・Webで受け取った請求書・領収書など）の保存期間は何年ですか？
紙で受け取った場合と同じ期間（法人は7年、欠損金が生じた事業年度は10年）です。紙で受け取った（送った）場合に書類を保存すべき期間と同じ起算日から数えます。
電子取引データは何年保存ですか？
紙で受け取った場合と同じ期間です。法人の取引書類なら7年（欠損金の年度は10年）です。
PDFを印刷して保存すれば足りますか？
足りません。令和6年1月1日以後の電子取引は、出力した書面だけの保存は認められていません。
小さな会社でも検索できるようにする必要がありますか？
基準期間の売上高が5,000万円以下で、税務職員のダウンロードの求めに応じられれば、検索の要件は不要です。改ざん防止の措置は必要です。

2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、nta.go.jp、nta.go.jp、laws.e-gov.go.jp

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