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労務・人事確認日

昇給・減給・賃金決定の書類の保存期間

別の呼び方: 昇給通知書・減給の書類・賃金決定通知書・給与改定の稟議書・人事考課と賃金の決定記録

保存期間
5年（当分の間は3年）
いつから数えるか
その書類が完結した日から（関係する賃金の支払期日の方が遅いときは支払期日から）
電子データでの保存
可

昇給・減給や賃金を決めた書類は、厚生労働省が「賃金に関する書類」の例に挙げており、3年間保存します（本則5年、当分の間3年）。賃金の支払日が後なら、支払日から数えます。

根拠の法令

電子データで残すとき

労務の書類は電子帳簿保存法ではなく、e-文書法と厚生労働省の省令（平成17年厚生労働省令第44号）で電子保存が認められています。労働基準法第109条の書類は、最初から電子で作ったデータでも、紙をスキャナで読み取った画像でも保存できます。条件は、必要なときにすぐ画面に表示し、印刷して書面にできることです。監督署の調査で求められたら、その場で出せる状態にしておきます。

迷いやすい点

改定した賃金を払い始めた日から数える

賃金に関する書類は、関係する賃金の支払期日が完結の日より遅ければ、支払期日が起算日です。4月改定・4月分を5月に払うなら、5月の給料日から3年が目安です。

減給の制裁には上限がある

懲戒の減給は、1回の額が平均賃金の1日分の半額、総額が1回の賃金支払期の賃金総額の10分の1を超えてはいけません（労働基準法第91条）。減給の決定書と計算の根拠を残しておくと、上限を守ったことを示せます。

社会保険の月額変更と一緒に確認する

固定的な賃金が変わると、健康保険・厚生年金保険の月額変更届が必要になることがあります。昇給の書類と月額変更届の控えは保存期間が違う（3年と2年）ため、別に綴じます。

捨ててよい時期

改定後の賃金の支払日から3年を過ぎたら廃棄できます。現在も続いている賃金の根拠になっている書類は、最新のものを残しておきます。

残し方のコツ

  • 改定年度ごとに、社員別の改定一覧と通知書の控えをまとめる
  • 賃金規程の改定版も、適用開始日を書いて残す
  • 減給の制裁は懲戒の記録と一緒に、計算の根拠まで綴じる

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よくある質問

昇給・減給・賃金決定の書類の保存期間は何年ですか？
5年（当分の間は3年）です。その書類が完結した日から（関係する賃金の支払期日の方が遅いときは支払期日から）数えます。
人事評価シートも保存対象ですか？
賃金の決定に使った評価なら、賃金決定関係書類として残すのが安全です。
賞与の支給決定の書類は？
賞与も賃金なので、賃金に関する書類として支給日から3年残します。
全社一律の昇給でも個別の書類が必要ですか？
法律で通知書の形式は決まっていません。決定の稟議書と、誰がいくらになったかが分かる一覧を残します。

2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、mhlw.go.jp

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