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労務・人事確認日

休職・出向に関する書類の保存期間

別の呼び方: 休職辞令・休職届・出向辞令・出向契約書・復職願

保存期間
5年（当分の間は3年）
いつから数えるか
その書類が完結した日から（休職・出向が終わった日が目安）
電子データでの保存
可

休職や出向の辞令・届出・契約書は、厚生労働省が労働基準法第109条の「その他労働関係に関する重要な書類」の例に挙げています。完結の日から3年間保存します（本則5年、当分の間3年）。

根拠の法令

電子データで残すとき

労務の書類は電子帳簿保存法ではなく、e-文書法と厚生労働省の省令（平成17年厚生労働省令第44号）で電子保存が認められています。労働基準法第109条の書類は、最初から電子で作ったデータでも、紙をスキャナで読み取った画像でも保存できます。条件は、必要なときにすぐ画面に表示し、印刷して書面にできることです。監督署の調査で求められたら、その場で出せる状態にしておきます。

迷いやすい点

「完結の日」は休職・出向が終わった日と考える

起算日は書類の完結の日です。休職なら復職または休職期間満了による退職の日、出向なら出向が終わって戻った日が目安になります。休職中・出向中はまだ数え始めません。

休職期間満了で退職したときの書類

休職期間が満了して退職となった場合、その経緯の書類は退職に関する書類にもあたります。退職日から3年残す退職書類と一緒に保管すると、扱いを間違えません。

出向元と出向先の両方で残す

在籍出向では、出向元と出向先の双方に労働契約関係があるとされ、労働時間の記録は出向先、賃金台帳は払う側が持つなど分担があります。出向契約書で、どちらがどの書類を作り残すかを決めておきます。

捨ててよい時期

休職・出向が終わった日から3年を過ぎたら廃棄できます。診断書など健康情報が含まれる書類は、取り扱う人を限ったうえで復元できない方法で処分します。

残し方のコツ

  • 休職・出向1件ごとに、辞令・本人の届・診断書・復職判定の記録をまとめる
  • 休職者一覧に開始日・満了日・復職日を記録する
  • 出向者一覧に出向先・期間・書類の保管先を書く

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よくある質問

休職・出向に関する書類の保存期間は何年ですか？
5年（当分の間は3年）です。その書類が完結した日から（休職・出向が終わった日が目安）数えます。
私傷病の診断書も保存しますか？
休職の判断に使った診断書は休職に関する書類として残します。健康情報なので、見られる人を限ります。
育児休業も休職の書類と同じ扱いですか？
育児休業の申出書などを何年残すかは育児・介護休業法には定めがありません。社会保険料の免除や雇用保険の給付の書類は、それぞれの法律の期間で残します。
出向先で作った出勤簿は出向元にも必要ですか？
出向契約の取り決め次第です。出向元が賃金を払うなら、計算に使った記録を出向元でも残します。

2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、mhlw.go.jp

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