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税務・会計確認日

総勘定元帳の保存期間

別の呼び方: 元帳・GL・総勘定元帳の保存期間

保存期間
7年（欠損金が生じた事業年度は10年）
いつから数えるか
帳簿を閉鎖した事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から
電子データでの保存
条件つきで可

法人の総勘定元帳は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が必要です。青色申告で欠損金が出た事業年度の分は10年間です。会社法でも会計帳簿は閉鎖の時から10年間の保存が必要なため（株式会社は第432条、合同会社などは第615条）、実務では10年を目安にします。

根拠の法令

電子データで残すとき

会計ソフトなどで最初から一貫してパソコンで作っている帳簿は、電子帳簿保存法第4条第1項により、紙に印刷せずデータのまま保存できます（電子帳簿等保存）。システムの説明書などを備え付け、画面と書面にすぐ出力でき、税務職員のデータのダウンロードの求めに応じられることが条件です。手書きの帳簿をスキャンしてデータ保存に代えることはできません（スキャナ保存は書類が対象で、帳簿は対象外）。

迷いやすい点

7年と10年、どちらに合わせるか

法人税法施行規則第59条では7年ですが、欠損金を翌期以降に繰り越す事業年度の帳簿は同規則第26条の3で10年です。さらに株式会社は会社法第432条第2項で会計帳簿を10年保存します。総勘定元帳は会社法の会計帳簿の中心なので、株式会社なら10年保存にそろえるのが安全です。

「提出期限の翌日」とはいつか

3月決算で申告期限が5月31日の会社なら、6月1日が起算日です。申告期限を延長している会社は、規則第59条第2項により延長した月数だけ起算日が後ろにずれます。

6年目以降の保存方法

起算日から5年を過ぎた後の期間は、規則第59条第3項により財務大臣が告示で定める方法で保存することもできます。紙のまま置き場所に困る場合は、この特例が使えるか確認してください。

会計ソフトを入れ替えたとき

旧ソフトのデータで保存していた元帳は、保存期間が終わるまで画面と書面に出力できる状態を保つ必要があります。解約前にCSVやPDFで全期間を書き出しておきます。

捨ててよい時期

会社は閉鎖から10年、会社以外の法人は申告期限の翌日から7年（欠損金の年度は10年）を過ぎてから廃棄します。税務調査や更正の請求が続いていないかを確認してから捨てます。

残し方のコツ

  • 事業年度ごとに1冊（1ファイル）にまとめ、表紙や背に「第◯期 自〜至」と書く
  • データ保存なら「GL_第12期_2025-04_2026-03.pdf」のように期と期間をファイル名に入れる
  • 廃棄予定年を一覧表に書き、毎年1回見直す

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紙の書類を読み取って、検索できるデータに

請求書・領収書・納品書などを読み取り、取引日・金額・取引先で検索できるデータにします。電子帳簿保存法のスキャナ保存に使う場合は、タイムスタンプや事務処理規程などの要件もあわせて整えてください。

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よくある質問

総勘定元帳の保存期間は何年ですか？
7年（欠損金が生じた事業年度は10年）です。帳簿を閉鎖した事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えます。
総勘定元帳は何年保存すればよいですか？
法人税法では7年（欠損金が出た事業年度は10年）です。株式会社は会社法で10年保存の義務があるため、10年保存にそろえます。
会計ソフトのデータだけで保存してよいですか？
最初からソフトで作成している帳簿なら、電子帳簿保存法の要件を満たせばデータ保存で足ります。紙への印刷は必須ではありません。
合同会社でも10年保存ですか？
はい。合同会社などの持分会社も、会社法第615条第2項で会計帳簿を閉鎖の時から10年間保存する義務があります。

2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: nta.go.jp、laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、nta.go.jp、nta.go.jp

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