共有フォルダに置かれたファイルを種類ごとに整理する
みんなが同じフォルダに置くので、どこに何があるか分からなくなる状態を直します。中身から種類を見分けて、決まった場所に移します。
使うもの：共有フォルダ・PDF・Microsoft Teams
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
共有フォルダの「一時置き場」に書類がたまり、週に一度、担当者が開いて種類ごとのフォルダに移している。
- 01自動
見張る
受け口のフォルダにファイルが入ったら動き出す
- 02AI
見分ける
中身から書類の種類・取引先・日付を見分ける
- 03自動
移す
「種類/年月」のフォルダに、決まった名前で移す
- 04自動
知らせる
移した先を、置いた人にTeamsで知らせる
- 05人
仕分ける
見分けられなかったファイルだけを仕分ける
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：種類を見分けられなかったファイルだけ
入力
- ・受け口のフォルダに置かれた書類
出力
- ・種類ごとに整理したフォルダ
動かす前に確かめること
フォルダの権限
移した先のフォルダに、見る人の権限が無いことがあります。種類ごとの権限を先に整えます。
編集中のファイル
誰かが開いているファイルは移せません。開いている間は飛ばし、次の回に回します。
RPAを使わなくてよい場合
ファイル名の付け方が全員そろっているなら、ファイル名の決まりで移すだけで済み、中身を読む必要はありません。
月8.3時間の作業が、0.8時間に
書類 月500ファイル、1件1分の作業が0.1分になる場合のモデル試算です。年90時間、時給3,000円で約27万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「書類の仕分け」
よくある質問
書類は社外に送られますか？
読み取りは、同梱のローカルLLMとOS標準の文字認識で、社内のPCの中で行えます。画像のまま読む方式を選ぶときだけ、クラウドのAIを使います。
古いファイルの整理にも使えますか？
使えます。いまあるファイルを一度まとめて流し、その後は新しいものだけを見張ります。
最終更新：
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