全社共通保存・整理受け取り用フォルダにPDFが入ったとき(フォルダ監視)

PDFから決まったページだけを抜き出して保存する

何十ページもあるPDFから、要るページだけを探して抜き出す作業を自動にします。ページの位置が毎回違っても、中身で探します。

使うもの:PDF・共有フォルダ

いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順

いまのやり方

取引先から届く報告書のPDFを開き、合計のページを探して、そのページだけを抽出して別に保存している。

  1. 01自動

    見張る

    受け取り用フォルダにPDFが入ったら動き出す

  2. 02AI

    探す

    「合計」「御中」などの言葉や表の形から、要るページを探す

  3. 03自動

    抜き出す

    見つけたページだけを、別のPDFとして保存する

  4. 04自動

    残す

    元のPDFは保管用のフォルダへ移す

  5. 05人

    確かめる

    要るページが見つからなかったファイルだけを開く

AI=読み取り・判断をAIが行う手順/自動=決まった手順で動く(実行時にAIを呼ばない)/人=人が確かめる手順

人が見る所:要るページが見つからなかったか、候補が2つ以上あったファイル

入力

  • ・取引先から届くPDF

出力

  • ・抜き出したページのPDF

動かす前に確かめること

原本は残す

抜き出したページだけを残すと、後で前後の確認ができません。元のPDFは消さずに保管します。

画像だけのPDF

スキャンしたPDFは文字の情報がありません。読み取りに少し時間がかかります。

RPAを使わなくてよい場合

抜き出すページの番号が毎回同じなら、Adobe Acrobat の「ページを抽出」などで番号を指定して抜き出せます。

出典:Adobe ヘルプ:Acrobat デスクトップ版で PDF からページを抽出

月5時間の作業が、0.3時間に

PDF 月150ファイル、1件2分の作業が0.1分になる場合のモデル試算です。年57時間、時給3,000円で約17万円にあたります。

※ モデル試算です(導入企業の実績ではありません)。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。

よくある質問

抜き出したページの数字をExcelに入れられますか?

できます。合計の金額などを読み取って、一覧に書き足す手順を続けて足せます。

ページを抜き出した後、元のPDFから消せますか?

できますが、原本として残すことをおすすめします。

最終更新:

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自社の業務で、減らせる時間を確かめる。

件数と1件の時間などに答えると、自動化に向くかと減らせる時間の目安が、その場でわかります。

記載の会社名・製品名は、各社の商標または登録商標です。ジンベイ GenRPAは、各製品の開発元とは関係のない、ジンベイ株式会社の製品です。当社では、製品・版ごとの動作の確認はしていません。