フォルダ内のExcelをまとめてPDFに変換する
取引先へ出す前に、ExcelをPDFに直す作業を自動にします。ページの分かれ方を毎回そろえるので、見た目のばらつきも減ります。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
提出前に、Excelを1つずつ開いて「名前を付けて保存」でPDFを選び、ページが分かれていないかを見てから保存している。
- 01自動
見張る
変換用フォルダにExcelが入ったら動き出す
- 02自動
整える
決めたシートだけを選び、1ページの横幅に収める設定にする
- 03自動
変換する
同じ名前のPDFで保存し、元のExcelは済みのフォルダへ移す
- 04AI
見る
PDFのページ数と見た目から、表が途中で切れていないかを見る
- 05人
直す
表が切れたファイルだけ、印刷範囲を直す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：表が途中で切れた、または白紙のページが出たファイル
入力
- ・PDFにしたいExcel
出力
- ・同じ名前のPDF
動かす前に確かめること
どのシートを出すか
作業用のシートまでPDFに入ることがあります。出すシートの名前を決めておくか、非表示のシートは除く決まりにします。
ブックの中のリンク
PDFにすると、ブックの中のシート間リンクは失われます。リンクで目次を作っている資料は見直します。
RPAを使わなくてよい場合
数ファイルなら、Excel の「名前を付けて保存」でPDFを選ぶだけで足ります。「ブック全体」を選ぶと全シートを1つのPDFにできます。
月5時間の作業が、0.3時間に
Excel 月200ファイル、1件1.5分の作業が0.1分になる場合のモデル試算です。年56時間、時給3,000円で約17万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
パスワード付きのExcelも変換できますか？
パスワードを登録しておけば開いて変換できます。パスワードは暗号化して保存します。
WordやPowerPointも同じように変換できますか？
できます。同じフォルダに入れたWordやPowerPointも、それぞれのアプリで開いてPDFにします。
最終更新：
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