締結した契約書を契約管理台帳に登録する
契約書を開いて、台帳に相手方や期間を書き写す作業を自動にします。解約の通知の期限まで台帳に入るので、更新の管理にそのまま使えます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
締結した契約書のPDFを開き、相手方・契約期間・更新の条項を読んで、契約管理台帳のExcelに書き写している。
- 01自動
気づく
締結済みのフォルダに契約書が置かれたら動き出す
- 02AI
読む
相手方・契約名・締結日・期間・自動更新・解約の通知期限を読む
- 03人
確かめる
更新の条項を読み取れなかった契約だけ、法務の担当が見る
- 04自動
登録する
契約管理台帳に1行足し、管理番号を振る
- 05自動
整理する
契約書のPDFを管理番号の名前にして、相手方のフォルダへ移す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：自動更新や解約の条件を読み取れなかった契約と、覚書で条件が変わる契約
入力
- ・締結済みの契約書（PDF）
出力
- ・契約管理台帳（Excel）
- ・名前を付けて整理した契約書
動かす前に確かめること
覚書と変更契約
覚書で期間や金額が変わる契約は、元の契約の行に結び付けます。新しい行にしないよう、人の確認に回します。
読み取りの場所
契約書の読み取りは、同梱のAIでPCの中だけで行えます。画像のまま読む方式はクラウドのAIを使うので、社内の決まりで選びます。
電子帳簿保存法
電子で受け取った契約書は、取引年月日・金額・取引先で探せるように保存します。台帳の項目をその要件に合わせます。
RPAを使わなくてよい場合
電子契約のサービスや契約管理のシステムに、締結した契約を一覧にする機能があるなら、その一覧で足ります。紙と電子の契約書が混ざっている会社に向きます。
月8時間の作業が、1.5時間に
契約書 月60件、1件8分の作業が1.5分になる場合のモデル試算です。年78時間、時給3,000円で約23万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「書類の仕分け」
よくある質問
過去の紙の契約書もまとめて登録できますか？
できます。スキャンしたPDFをフォルダに置けば、同じ手順で順に登録します。
契約金額も台帳に入れられますか？
入れられます。月額か総額かを読み分けて、別の列に入れます。
最終更新：
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