電子取引の書類を電帳法のファイル名に変える
電子で受け取った書類を、検索できるファイル名に変えて保存します。ファイル名と同じ内容を索引簿にも書くので、あとから条件で探せます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
担当者がPDFを開いて日付・取引先・金額を見て、「20261031_取引先_110000.pdf」のようにファイル名を手で打ち直している。
- 01自動
見張る
受付フォルダに届いたPDFや画像を拾う
- 02AI
読む
書類の種類・取引年月日・取引先・金額を読み取る
- 03自動
名前を付ける
「取引年月日_取引先_金額_種類」の名前に変え、年月のフォルダへ移す
- 04自動
書く
索引簿のExcelに、ファイル名と同じ項目と保存先を書く
- 05人
確かめる
読み取りに自信のない書類だけ、原本を見て直す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：取引年月日・取引先・金額のどれかを読み取れなかった書類
入力
- ・電子で受け取った請求書・領収書など
出力
- ・名前を変えて保存した書類
- ・索引簿（Excel）
動かす前に確かめること
保存の要件を先に決める
検索の要件をファイル名で満たすか、索引簿で満たすかを、経理と税理士で決めてから動かします。
改ざんを防ぐ決まり
訂正や削除を防ぐための事務処理規程などの備えは、ファイル名とは別に要ります。保存先の権限も合わせて決めます。
ファイル名に使えない文字
取引先名の「/」や「:」はファイル名に使えません。置き換える文字を決めておきます。
RPAを使わなくてよい場合
会計ソフトや文書管理のサービスに書類を上げると項目が付くなら、ファイル名を変える必要はありません。件数が月に数十件なら手で付けても足ります。
月7.5時間の作業が、1時間に
電子取引の書類 月300件、1件1.5分の作業が0.2分になる場合のモデル試算です。年78時間、時給3,000円で約23万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「書類の仕分け」
よくある質問
紙をスキャンした書類にも使えますか？
使えます。スキャナ保存は別の要件があるので、要件は税理士と確かめてください。
読み取りは社内のPCだけでできますか？
できます。同梱のローカルLLMとOS標準の文字認識で読み取ります。
最終更新：
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