いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
請求書の受付用アドレスに届いたメールを1通ずつ開き、PDFを保存して「取引先_日付_金額」に名前を変え、Excelの受領一覧に書いている。
- 01自動
メールを集める
受付用フォルダの未処理のメールから、PDFの添付があるものを集める
- 02AI
読む
PDFから取引先名・請求日・金額を読み取る
- 03自動
保存する
「取引先_請求日_金額.pdf」の名前で、年月のフォルダに保存する
- 04人
確かめる
取引先を読み取れなかったメールだけを、一覧で確かめる
- 05自動
記録する
受領一覧のExcelに1行足し、メールを処理済みのフォルダへ移す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：取引先や金額を読み取れなかったメール（目安は1割ほど）だけ
入力
- ・受付用アドレスに届いたメールと添付のPDF
出力
- ・名前を付けて保存したPDF
- ・受領一覧（Excel）
動かす前に確かめること
パスワード付きのPDF
パスワードが別のメールで届くPDFは開けません。取引先ごとにパスワードを登録するか、人の確認に回します。
本文にリンクだけの請求書
ダウンロード用のリンクで届く請求書は、リンク先のログインが要ることがあります。取引先ごとに別の手順にします。
保存のルールを先に決める
電子帳簿保存法の検索の要件（取引年月日・金額・取引先）を満たすファイル名にするか、経理の担当者と決めてから動かします。
RPAを使わなくてよい場合
取引先が数社で、名前の付け直しや一覧への記録が要らないなら、Outlook の仕分けルールでフォルダに分けるだけで足ります。
月10時間の作業が、1.7時間に
請求書メール 月200件、1件3分の作業が0.5分になる場合のモデル試算です。年100時間、時給3,000円で約30万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「請求書の会計システムへの登録」
よくある質問
Gmailでも同じことができますか？
できます。ブラウザでGmailを開いて同じ手順で動かします。
保存したPDFを会計システムに入力するところまでできますか？
できます。読み取った取引先・金額を使って、会計システムの画面に入力する手順を続けて足せます。
最終更新：
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