仕入先への支払通知書を作ってメールで送る
承認された支払予定表から、仕入先ごとの支払通知書を作って送ります。相殺や振込手数料の差し引きがある仕入先は、送る前に人が見ます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
支払予定表を見ながら、Excelの支払通知書に仕入先ごとの金額を書き写し、PDFにしてメールで送っている。
- 01自動
読む
承認済みの支払予定表から仕入先ごとの支払を取り出す
- 02自動
作る
通知書のひな形に支払日・請求額・差し引き・支払額を入れてPDFにする
- 03人
確かめる
相殺や値引きのある仕入先の通知書だけを見る
- 04自動
送る
仕入先の担当者あてにメールで送り、送付の記録を残す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：相殺・値引き・手数料の差し引きがある仕入先の通知書
入力
- ・承認済みの支払予定表
- ・仕入先の連絡先の台帳
出力
- ・支払通知書のPDF
- ・送付の記録
動かす前に確かめること
振込手数料の負担
手数料を差し引く取り決めがあるかは仕入先ごとに違います。取り決めの無い差し引きはもめごとのもとなので、台帳で管理します。
送る時期
振込の前に通知を送ると、振込が止まったときに食い違います。振込の承認が済んでから送る順にします。
RPAを使わなくてよい場合
支払通知を出す取り決めが無い仕入先には、作らなくて構いません。会計や購買のシステムに通知書の帳票があれば、それを使います。
月6.7時間の作業が、0.7時間に
仕入先 月100社、1件4分の作業が0.4分になる場合のモデル試算です。年72時間、時給3,000円で約22万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
郵送の仕入先もいますが、どうしますか？
郵送の印がある仕入先は、印刷の一覧にまとめて人が送ります。
支払通知書のひな形は今のものを使えますか？
使えます。今のExcelのひな形の差し込む場所を決めるだけです。
最終更新：
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