発注書のPDFを仕入先ごとにメールで送る
発注書を1社ずつ添付してメールを書く作業を自動にします。いつ・誰に送ったかが台帳に残ります。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
購買担当が発注書のPDFを1社ずつメールに添付し、宛先とCCを選んで、件名と本文を書いて送っている。
- 01自動
見張る
承認済みのフォルダに発注書が置かれたら起動する
- 02自動
宛先を引く
ファイル名の仕入先コードから、宛先とCCを送付先の一覧で引く
- 03人
確かめる
送付先の一覧に無い仕入先だけ、宛先を登録する
- 04自動
送る
決まった件名と本文で、PDFを添付して送る
- 05自動
記録する
送った日時と宛先を、発注台帳に書く
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：送付先が未登録の仕入先
入力
- ・承認済みの発注書（PDF）
- ・仕入先の送付先の一覧
出力
- ・送った発注メール
- ・発注台帳の送付記録
動かす前に確かめること
宛先は一覧からだけ取る
過去のメールから宛先を拾うと、退職した担当者に送ることがあります。宛先は送付先の一覧だけから取り、年に1回見直します。
電磁的な方法で出す場合
取適法の対象の取引で、発注の内容をメールで示すときの扱いは、公正取引委員会の資料で確かめます。
RPAを使わなくてよい場合
Outlookの差し込み印刷で、宛先ごとのメールを作ることもできます。ただし添付を仕入先ごとに変えるのは標準では難しく、そこでRPAが効きます。
月12.5時間の作業が、0.8時間に
発注メール 月250通、1件3分の作業が0.2分になる場合のモデル試算です。年140時間、時給3,000円で約42万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
受け取りの返信が無い仕入先に催促できますか？
できます。2日たっても返信が無い発注を一覧にし、催促の下書きを作ります。
Gmailから送れますか？
送れます。ブラウザでGmailを開いて同じ手順で送ります。
最終更新：
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