請求書のPDFを取引先ごとにメールで送る
取引先ごとの請求書のPDFを、それぞれの担当者あてのメールで送ります。添付の取り違えを防ぐため、ファイル名と宛先の取引先が同じかを送る前に確かめます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
請求書のPDFを1社ずつメールに添付し、宛名と本文を書き換えて送り、送ったかどうかをExcelに印を付けている。
- 01自動
並べる
発行の一覧と請求先の台帳から、取引先・宛先・PDFの組を作る
- 02自動
確かめる
PDFの中の取引先名と、宛先の取引先が同じかを照らす
- 03人
承認する
宛先の一覧を見て、送ってよいかを決める
- 04自動
送る
宛名を入れた本文に請求書を添付し、Outlookで送る
- 05自動
残す
送った日時と宛先を発行の一覧に書く
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：送る前の宛先の一覧（取引先・宛先・添付の組）
入力
- ・請求書のPDF
- ・請求先の台帳（宛先・担当者名）
出力
- ・送信済みのメール
- ・送付の記録
動かす前に確かめること
添付の取り違え
請求書の誤送付は情報の漏えいになります。PDFの中の取引先名と宛先の照合を外さないでください。
パスワード付きのPDF
取引先にパスワード付きのPDFを求められる場合は、その取引先だけ別の手順にします。
一度に送る数
短い時間に大量に送ると、メールの送信の制限にかかることがあります。間をあけて送ります。
RPAを使わなくてよい場合
請求書を作るサービスにメールで送る機能があれば、それで足ります。取引先が10社ほどなら手で送っても負担は小さいです。
月6時間の作業が、0.6時間に
請求書メール 月120通、1件3分の作業が0.3分になる場合のモデル試算です。年65時間、時給3,000円で約19万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
CCに営業の担当者を入れられますか？
入れられます。請求先の台帳に営業の担当者の列を足し、CCに入れます。
郵送の取引先はどうしますか？
郵送の印がある取引先は送らず、印刷する一覧に回します。
最終更新：
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