ジンベイ
営業・受注作成見積依頼用アドレスにメールが届いたとき（メール受信）

見積依頼のメールからExcelの見積書を作る

見積依頼のメールを読み、決まった単価で見積書の下書きを作るところまでを自動にします。営業は値引きと送付の判断に時間を使えます。

使うもの：Outlook・Excel・PDF

自社の業務で導入診断する（無料）2週間の無料体験

いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順

いまのやり方

営業事務が依頼メールを読み、単価表を引きながら社内のExcel見積書に品目と数量を打ち込み、PDFにして営業に回している。

  1. 01AI

    読む

    メール本文と添付から、品名・型番・数量・希望納期を取り出す

  2. 02自動

    単価を引く

    単価表から得意先の掛け率を当てて、明細の金額を出す

  3. 03自動

    下書きを作る

    見積書のExcelに書き込み、見積番号と有効期限を付ける

  4. 04人

    決める

    単価表に無い品目の価格と、値引きの有無を営業が決める

  5. 05自動

    PDFにする

    確定した見積書をPDFにして、返信の下書きに添付する

AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順

人が見る所：単価表に無い品目、値引き、そして送る前の最終の確認

入力

  • ・見積依頼のメール
  • ・単価表と掛け率表（Excel）

出力

  • ・見積書（Excel・PDF）
  • ・返信メールの下書き

動かす前に確かめること

送信は人が押す

見積は金額の約束になります。自動で送らず、返信の下書きまでにして営業が送ります。

型番の書き方のゆれ

取引先はハイフンの有無や旧型番で書いてきます。よくある書き方を単価表に別名として足していきます。

見積番号の採番

複数の人が同じExcelで番号を取ると重なります。採番は台帳の最終行から取り、保存してから次へ進みます。

RPAを使わなくてよい場合

見積の品目が少なく形が決まっているなら、Excelの関数（VLOOKUPなど）で単価を引く見積書を作るだけで足ります。RPAが効くのは、メールを読んで書き写す所が重いときです。

月37.5時間の作業が、10時間に

見積依頼 月150件、1件15分の作業が4分になる場合のモデル試算です。年330時間、時給3,000円で約99万円にあたります。

※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。

よくある質問

販売管理システムの見積画面に入力したいです。

できます。下書きのExcelを作る代わりに、見積入力画面に打ち込む手順にします。

図面が添付された見積依頼にも使えますか？

図面から加工の内容を読んで価格を出すのは、判断が多く人が要ります。図面の保存と依頼の記録までを自動にするのが現実的です。

最終更新：

関連する自動化レシピ

営業・受注のレシピをすべて見る

検討に使える資料

AIエージェント型RPA 業務例集｜基幹システムへの転記・FAX受注の入力ほか7業務のモデル試算

ジンベイ GenRPA・情報収集

AIエージェント型RPA 業務例集｜基幹システムへの転記・FAX受注の入力ほか7業務のモデル試算

注文書の取り込み、Excelからの転記、請求書の会計システムへの登録、システム間の二重入力など、ジンベイ GenRPAで自動にできる7つの業務を「いまの手順・ジンベイ GenRPAの手順・人が見る所・モデル試算」の同じ書式でまとめました。

PDF　14ページ

資料の内容を見る
RPA上申用 費用対効果試算シート（Excel）｜削減額・回収期間・稟議の説明文を自動計算

ジンベイ GenRPA・稟議・社内説明

RPA上申用 費用対効果試算シート（Excel）｜削減額・回収期間・稟議の説明文を自動計算

業務ごとの件数と1件あたりの時間を入れると、年間の削減額、ジンベイ GenRPAの初年度・2年目からの費用、回収期間、部長決裁に収まるかの目安と、稟議書に貼れる説明文ができるExcelです。

PDF・Excel　5ページ

資料の内容を見る
RPA乗り換えガイド（WinActor・UiPath対応）｜いまのシナリオを作り直さずに移す手順

ジンベイ GenRPA・比較検討

RPA乗り換えガイド（WinActor・UiPath対応）｜いまのシナリオを作り直さずに移す手順

WinActor 7.6系のサポート終了（2027年8月31日）などRPAの更新期に向けて、バージョンアップと乗り換えの比べ方、シナリオをジンベイ GenRPAのフローに変換する流れ、変換の実測値（UiPath公開プロジェクト34,851手順でそのまま変換94.8%）をまとめました。

PDF　14ページ

資料の内容を見る

自社の業務で、減らせる時間を確かめる。

件数と1件の時間などに答えると、自動化に向くかと減らせる時間の目安が、その場でわかります。

自社の業務で導入診断する（無料）2週間の無料体験

Outlook（Microsoft Corporation）、Excel（Microsoft Corporation）は、それぞれの会社の商標または登録商標です。記載の会社名・製品名は、各社の商標または登録商標です。ジンベイ GenRPAは、各製品の開発元とは関係のない、ジンベイ株式会社の製品です。当社では、製品・版ごとの動作の確認はしていません。