いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
差し込み印刷で全件を1つの文書にしたあと、相手先ごとにページを切り分け、名前を付けてWordとPDFで保存し直している。
- 01自動
選ぶ
一覧から「作成待ち」の行だけを選ぶ
- 02自動
差し込む
Wordのひな形に相手先・金額・期間を入れる
- 03自動
保存する
「相手先_契約日.docx」とPDFを、相手先のフォルダに保存する
- 04人
確かめる
金額や支払条件が通常と違う契約だけを、保存前に確かめる
- 05自動
記録する
一覧の状態を「作成済み」に変え、保存先を書き込む
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：金額や支払条件が、決めた範囲から外れている契約だけ
入力
- ・契約の一覧（Excel）
- ・契約書のひな形（Word）
出力
- ・相手先ごとの契約書（WordとPDF）
- ・状態を更新した一覧
動かす前に確かめること
数字と日付の書式
差し込むと、金額の桁区切りや和暦が崩れることがあります。一覧の側で表示用の列を作り、その値を差し込みます。
ひな形の改訂
法務がひな形を直したら、古い版で作らないように保存場所を1つにします。版の番号をファイルに入れておきます。
条文の出し分け
相手によって条文を足す・外すときは、条件の表を作っておきます。判断に迷う契約は人の確認に回します。
RPAを使わなくてよい場合
印刷するだけ、またはまとめて1つの文書でよいなら、Word の差し込み印刷で足ります。Excel の一覧は最初のシートに置き、列名を差し込みフィールドの名前と揃えます。
月8時間の作業が、1時間に
契約書 月60件、1件8分の作業が1分になる場合のモデル試算です。年84時間、時給3,000円で約25万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
作った契約書をそのまま相手に送れますか？
送れます。メールに添付して送る手順を続けて足せます。送る前に人が承認する段を入れるのがおすすめです。
電子契約のサービスに登録するところまでできますか？
画面を操作して入力するので、改修やAPI連携の開発なしで登録の手順を足せます。サービスの利用規約は先に確かめます。
最終更新：
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