FAXの注文書を販売管理に受注入力する
取引先ごとに形の違うFAXの注文書を読み、販売管理システムに受注を入れる作業を自動にします。午前中に集中する入力の山がならされます。
使うもの：PDF・共有フォルダ・基幹システム(自社開発・パッケージ)
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
複合機が受けたFAXを印刷し、受注担当が見ながら販売管理の受注入力画面に1枚ずつ打ち込んでいる。
- 01自動
見張る
複合機がPDFを保存するフォルダに届いたら起動する
- 02AI
読む
得意先・注文番号・納期・品名・数量を、注文書の形に関係なく読む
- 03自動
コードを当てる
得意先と品名を、販売管理のコードに置き換える
- 04人
確かめる
自信のない項目と手書きの訂正がある注文書だけ、原本と見比べる
- 05自動
登録する
受注入力画面に登録し、PDFを処理済みのフォルダへ移す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：読み取りに自信のない項目と、手書きの訂正や追記がある注文書
入力
- ・FAXで届いた注文書（PDF）
出力
- ・販売管理システムの受注
- ・処理済みのPDF
動かす前に確かめること
かすれと手書き
FAXは文字がつぶれやすく、手書きの数量は読み違いが起きます。数量と単価は、合計金額と合うかでも確かめます。
同じ注文の再送
取引先が届いたか不安で同じFAXを送り直すことがあります。注文番号と得意先で、登録済みかを先に調べます。
社内PCだけで読むか
社内PCの文字認識だけで読む方式と、画像のままクラウドのAIで読む方式があります。注文書を社外に出せるかで選びます。
RPAを使わなくてよい場合
大口の取引先がWeb-EDIやメールのExcelで注文できるなら、そちらに切り替えてもらう方が読み違いは起きません。残ったFAXの分にRPAを使います。
月40時間の作業が、8時間に
FAX注文 月600枚、1件4分の作業が0.8分になる場合のモデル試算です。年384時間、時給3,000円で約115万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「注文書の取り込み」
よくある質問
複数ページの注文書はどうなりますか？
同じ注文番号のページを1つの受注にまとめます。番号が無いときは送信時刻で判断し、迷えば人に回します。
受注確認のFAXの返信もできますか？
注文請書を作ってFAXサーバーやメールから送る手順を足せます。送る前に人が見る形にもできます。
最終更新：
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