受注した注文の注文請書を作って送る
受注の登録が終わったあとの、注文請書の印刷と送付を自動にします。送ったかどうかの記録も残ります。
使うもの：基幹システム(自社開発・パッケージ)・PDF・Outlook
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
受注担当が販売管理から注文請書を印刷し、押印してスキャンし、取引先ごとにメールを書いて送っている。
- 01自動
受注を探す
当日登録した受注のうち、注文請書が未発行のものを検索する
- 02自動
PDFにする
販売管理の帳票の画面から、注文請書をPDFで保存する
- 03人
確かめる
回答する納期が取引先の希望より遅い受注だけ、文面を確かめる
- 04自動
送る
取引先の担当者のアドレスあてに、PDFを付けてメールを送る
- 05自動
記録する
送った日時と宛先を、受注の備考と送付台帳に残す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：希望の納期に間に合わない受注の文面
入力
- ・販売管理システムの受注
- ・取引先の送付先の一覧
出力
- ・注文請書（PDF）
- ・送付メールと送付台帳
動かす前に確かめること
宛先の間違いは戻せない
送り先を間違えると、他社の価格が漏れます。宛先は送付先の一覧だけから取り、本文から拾わないようにします。
押印の要否
取引先が押印した請書を求める場合があります。電子印影でよいか、取引先ごとに確かめます。
RPAを使わなくてよい場合
販売管理に帳票のメール送信機能があるなら、それで足ります。送付先の振り分けや記録を人が手で行っているときに、このレシピが効きます。
月15時間の作業が、1.5時間に
注文請書 月300件、1件3分の作業が0.3分になる場合のモデル試算です。年162時間、時給3,000円で約49万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
FAXで送りたい取引先もあります。
FAXの取引先は、FAXサーバーのメール送信やFAX送信の画面から送る手順に分けます。
送ったPDFを保存しておけますか？
できます。取引先と受注番号の名前で共有フォルダに保存します。
最終更新：
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