メールのExcel注文書を販売管理に転記する
取引先ごとに形の違うExcelの注文書を、販売管理システムに書き写す作業を自動にします。セルのコピーと貼り付けの繰り返しがなくなります。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
受注担当がメールの添付を開き、取引先ごとに違う位置にある品番と数量を探して販売管理に打ち込んでいる。
- 01自動
受け取る
受注用アドレスに届いたメールから、Excelの添付を保存する
- 02AI
形を見分ける
どの取引先の注文書か判定し、明細の範囲を見つける
- 03自動
読む
品番・数量・納期・届け先を、取引先ごとの決まりで読み出す
- 04人
確かめる
数量が普段の3倍を超える行と、新しい品番だけを確かめる
- 05自動
登録する
販売管理の受注入力画面に登録し、メールに処理済みの印を付ける
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：数量がいつもより極端に多い行と、初めての品番
入力
- ・取引先から届くExcelの注文書
出力
- ・販売管理システムの受注
- ・取り込みの記録
動かす前に確かめること
数式と隠れた行
取引先のExcelには、非表示の行や数式で0を出している行があります。表示されている値で、数量が0の行は飛ばします。
注文書の形が変わる
取引先が注文書の形を変えると、明細の位置がずれます。AIが範囲を探し直しますが、初回は人が確かめてから決まりを更新します。
RPAを使わなくてよい場合
取引先が数社で、注文書の形をこちらで決められるなら、統一の注文書のExcelを配り、販売管理のCSV取り込みに合う形にする方が簡単です。
月33.3時間の作業が、3.3時間に
Excel注文書 月400件、1件5分の作業が0.5分になる場合のモデル試算です。年360時間、時給3,000円で約108万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「注文書の取り込み」
よくある質問
パスワード付きのExcelは開けますか？
取引先ごとのパスワードを暗号化して登録すれば開けます。パスワードが別メールで届く場合は、そのメールも読みます。
1通に複数の注文書が付いていても大丈夫ですか？
大丈夫です。添付ごと、シートごとに1件の受注として扱います。
最終更新：
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