出荷完了の案内メールを伝票番号付きで送る
出荷した荷物の伝票番号を、取引先ごとにまとめてメールで知らせる作業を自動にします。「いつ届くか」の問い合わせが減ります。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
出荷担当が夕方に出荷一覧を見ながら、取引先ごとにメールを書いて伝票番号を貼り付けている。
- 01自動
集める
基幹システムから当日の出荷と伝票番号を書き出す
- 02自動
まとめる
取引先ごとに、注文番号・品名・数量・伝票番号の表にまとめる
- 03自動
宛先を引く
取引先の連絡先の一覧から、出荷案内の宛先を引く
- 04人
確かめる
宛先が登録されていない取引先だけ、営業に聞いて登録する
- 05自動
送る
決めた文面でOutlookから送り、送った記録を残す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：出荷案内の宛先が登録されていない取引先だけ
入力
- ・当日の出荷の一覧
- ・取引先の連絡先の一覧
出力
- ・取引先ごとの出荷案内メール
- ・送信の記録
動かす前に確かめること
送り間違いを防ぐ
宛先は連絡先の一覧からだけ引き、本文の取引先名と宛先の会社が同じかを送る前に見比べます。
最初は下書きで動かす
動かし始めの数日は、送らずに下書きに置いて人が確かめてから送る形にします。
RPAを使わなくてよい場合
基幹システムや運送会社のサービスに出荷完了の通知メールがあるなら、それを使います。取引先ごとに表をまとめて送りたいときにRPAが効きます。
月30時間の作業が、2時間に
出荷案内 月600通、1件3分の作業が0.2分になる場合のモデル試算です。年336時間、時給3,000円で約101万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
PDFの納品書も添付できますか？
できます。基幹システムで納品書のPDFを出し、同じメールに添付する手順を足します。
Gmailから送れますか？
送れます。ブラウザでGmailを開いて同じ手順で送ります。
最終更新：
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