委託取引の記録を取適法の項目でそろえて残す
取引の記録を、発注・受領・支払の別々の画面から集める作業を自動にします。記録の抜けを月ごとに見つけられます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
購買と経理が、発注書・受領の記録・支払の記録を別々に保管し、監査の前に集めて取引ごとに並べ直している。
- 01自動
集める
前月に受領した委託の取引を、基幹システムから書き出す
- 02自動
並べる
発注日・給付の内容・代金・受領日・検査の結果・支払日を1行にする
- 03AI
変更を拾う
発注のあとの仕様の変更ややり直しを、メールから探して添える
- 04人
確かめる
空欄がある取引と、変更の理由が書かれていない取引を確かめる
- 05自動
保存する
取引記録を年月の名前で保存し、保存の期限を台帳に書く
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：空欄がある取引と、変更ややり直しの理由
入力
- ・基幹システムの発注・受領・支払の記録
- ・仕入先とのメール
出力
- ・取引記録（Excel）
- ・空欄がある取引の一覧
動かす前に確かめること
記録する項目は法務が決める
取適法は、委託の内容や代金を記載した記録を作り、2年間保存することを求めています。何を書くかは公正取引委員会の資料で確かめ、法務が決めます。
発注書の写しだけでは足りない
公正取引委員会のよくある質問では、発注時に明示した内容の写しを保存するだけでは、取引記録として足りないとしています。受領や支払の経緯も残します。
対象の取引を見分ける
取適法の対象かは、取引の内容と双方の規模などで決まります。対象かどうかの判定は人が行い、仕入先マスタに印を付けます。
RPAを使わなくてよい場合
購買のシステムが取引の経緯を1か所で記録しているなら、その画面の帳票で足ります。記録が複数のシステムやメールに散らばっているときに、このレシピが効きます。
月12.5時間の作業が、2時間に
委託の取引 月150件、1件5分の作業が0.8分になる場合のモデル試算です。年126時間、時給3,000円で約38万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
支払期日が60日を超えていないかも見られますか？
受領日と支払日の差を計算し、60日を超える取引に印を付けられます。判断は法務が行います。
紙の受領書しか無い取引は？
スキャンした受領書から受領日を読み、記録に入れます。
最終更新：
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