発注予定の一覧から仕入先ごとの発注書を作る
発注予定の一覧を仕入先ごとに分け、発注書に写す作業を自動にします。発注番号の採番と控えの保存も同じ流れで行います。
使うもの：基幹システム(自社開発・パッケージ)・Excel・PDF
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
購買担当が発注予定の一覧を仕入先で並べ替え、発注書のExcelに明細を貼り付けて、1社ずつPDFにしている。
- 01自動
書き出す
基幹システムから、当日の発注予定の一覧を書き出す
- 02自動
分ける
仕入先ごとに明細をまとめ、発注番号を採番する
- 03自動
書き込む
仕入先ごとの発注書のExcelに、品目・数量・単価・納期を入れる
- 04人
承認する
前回と単価が違う明細を確かめ、発注書を承認する
- 05自動
PDFにする
承認された発注書をPDFにし、仕入先別のフォルダに保存する
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：前回と単価が違う明細と、発注書の承認
入力
- ・発注予定の一覧
- ・発注書のひな形（Excel）
出力
- ・仕入先ごとの発注書（Excel・PDF）
動かす前に確かめること
承認の前に送らない
発注書は送った時点で約束になります。作るのは自動でも、承認は人の確認を挟みます。
記載の項目を確かめる
取適法の対象になる取引では、発注の時に明示する事項が決まっています。ひな形の項目が足りているかを、法務と確かめます。
RPAを使わなくてよい場合
基幹システムに発注書の帳票を出す機能があるなら、それで足ります。ひな形が仕入先ごとに違い、Excelで作り直しているときに、このレシピが効きます。
月25時間の作業が、4.2時間に
発注書 月250枚、1件6分の作業が1分になる場合のモデル試算です。年250時間、時給3,000円で約75万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
仕入先が指定する発注書の形にも合わせられますか？
合わせられます。仕入先ごとにひな形を登録し、書き込む位置を決めます。
そのままメールで送れますか？
送れます。承認のあとに仕入先へ送る手順を続けて足します。
最終更新：
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