ジンベイ
全社共通通知平日の朝9時（スケジュール実行）

期限が近い案件をTeamsに自動で知らせる

期限の近い案件を一覧から探して、担当者に声をかける作業を自動にします。毎朝決まった時間に、Teamsに知らせが届きます。

使うもの：Excel・Webシステム・Microsoft Teams

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いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順

いまのやり方

リーダーが毎朝一覧を開いて期限の近い案件を探し、担当者ごとにTeamsでメッセージを送っている。

  1. 01自動

    読む

    案件一覧（Excelか社内システムの画面）から、未完了の案件を読む

  2. 02自動

    拾う

    期限が3日以内か、過ぎている案件を拾う

  3. 03自動

    まとめる

    担当者ごとに、案件名と期限を短い一覧にまとめる

  4. 04自動

    知らせる

    Teamsのチャネルに、担当者をメンションして投稿する

  5. 05人

    動く

    知らせを見た担当者が、案件を進めるか期限を見直す

AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順

人が見る所：知らせの中身（届いた後の対応は担当者）

入力

  • ・案件一覧（Excelまたは社内システム）

出力

  • ・Teamsへの知らせ

動かす前に確かめること

知らせすぎない

毎日同じ案件が並ぶと、読まれなくなります。新しく期限が近づいたものと、過ぎたものに絞ります。

祝日

土日や祝日をまたぐと、期限の数え方がずれます。営業日で数える決まりにします。

RPAを使わなくてよい場合

一覧が SharePoint や Excel Online にあるなら、Teams の「ワークフロー」で、チャネルへ投稿する仕組みを作れる場合があります。社内システムの画面から読む必要があるときに RPA が役立ちます。

出典：Microsoft サポート：Microsoft Teams のワークフローを使用して受信 Webhook を作成する

月5.5時間の作業が、0.4時間に

知らせ 月22回、1件15分の作業が1分になる場合のモデル試算です。年62時間、時給3,000円で約18万円にあたります。

※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。

よくある質問

チャネルではなく個人のチャットに送れますか？

送れます。ただし組織の設定によって、送れる先が限られることがあります。

メールで知らせることもできますか？

できます。Teamsを使っていない担当者には、メールで送る手順にします。

最終更新：

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